我的任務管理工作流：如何使用 Notion Calendar 整合 Google 日曆和任務管理？Notion 2.37 更新教學

今天這篇文，是我拍攝「一日工作流」影片時，想透過額外寫一篇文章，用圖文的方式更完整地分享我的「行事曆」＆「待辦清單」的用法，不囉唆先上圖：

從這張圖，可以先回答其中一個問題＆結論：

不需要把 Google 日曆跟 Notion 完全同步，因為兩者定位不同。

一個原則：當發現我們會用不同工具解決同一件事情的時候，就該去思考：

• 我需要這麼多工具嗎？
• ABC 工具特別突出的優勢和特色在哪？什麼特定的問題更適合 A、B、C？

就像是一個人基本上擁有一隻手機就足夠，但如果當一個人會需要多個手機，他一定要能說清楚每一個的特定用途和使用場景，否則他只是被工具綁架的奴隸，或者純粹炫富（但這也是一種特定用途 😆）

底層邏輯：行事曆用來保護、任務庫用來記錄

關於我的行事曆用法，在《怎麼看一個人的時間管理能力好不好？》這篇文中有分享，主要重點有 5：

1. 時間管理的誤區：時間無法掌控，能管理的是任務的處理、追蹤和記錄方式。
2. 有效的時間記錄 = 能區分哪些適合進一步記錄 + 針對性復盤。
3. 無效的時間管理：過度勤奮的無效記錄＆拼命把時間塞滿。
4. 行事曆：「用來保護，而非塞滿」；待辦清單：「收集任務，讓子彈飛一會」
5. 時間管理的原則：設計停頓點，把你從工作慣性中拉出來，去察覺、判斷正確的事情和作法。

開始工作流設計 → 工具選擇

Google 日曆的定位：記錄最重要的活動行程

瞭解行事曆的使用原則後，我們會明白為什麼 Google 日曆的使用單位叫做「活動」（Event），也就是有「明確開始和結束時間」的行程。正因為有明確的起始和結束時間，剛好能用來提醒我「專注做某件事」的時間範圍，所以才說「行事曆是用來保護」。

然而，Google 日曆上的活動有 2 件事達不到我的需求：

1. 想在行程上進一步記錄很困難，只有一個簡易文字欄位
2. 再編輯和分享給他人協作的操作體驗不佳

所以我需要額外的「任務管理系統」來記錄我所有的待辦任務，不過因為 Google 的同步速度＆與其他應用的支援整合度最好，所以讓 Google 日曆做為我的「最重要活動行程」的呈現是最合適的。

Notion 任務資料庫：追蹤需進一步記錄的任務

上面兩個 Google 日曆做不到的弱項，剛好是 Notion 的主要優勢。

所以需要進一步追蹤、記錄和管理的任務，我都是放在 Notion 裡。

我之前寫過兩篇使用 Notion 來做個人的任務管理（PAI）和多人的團隊管理（Notion Project），都是基於 Notion 在「任務管理」的實踐，幾個操作原則：

1. 在 Notion 上的一個頁面（Page）是一個任務（Task）
2. 符合「需要追蹤記錄＆外部協作」的任務，才需要建立在 Notion 裡。例如：這一篇的文章寫作、訂閱會員匯入處理、更新文章編輯手冊……等無法 5 分鐘內完成的複雜任務。
3. 如果跟年度目標專案（Project）無關，又認為不需要記錄在生產力日記裡的任務，則不需放入 Notion Task。

為什麼用 Cron 取代 Google 日曆？

今年我發現 Notion 收購的 Cron 是真的蠻好用的，我把 Cron Calendar 做為 Google 日曆跟 Notion 的橋樑，因為它是「登入 Google 帳號」來使用，並且能「一鍵讓 Event 連結到 Notion Task」，直接展示效果：

另外 Notion Calendar 的快捷鍵直覺豐富，很適合我這種不太喜歡用滑鼠的人，又能讓 Zoom、Meet 等會議連結有一個獨立欄位，介面整潔直觀。

🔗 Notion 將 Cron 改名升級為 Notion Calendar：能把 Database 資料庫變成一個「行事曆檢視」（Calendar View）。

而且這並不會影響我過去的工作流，在不改變工作流的情況下升級效率是最棒的一件事。

目前 Notion Calendar 能幫我做到：

1. 我可以一鍵切換團隊的任務庫，看看今天團隊的 Due Task。
2. 我可以一鍵檢視團隊的會議庫，看看這週／月的會議安排。
3. 我可以一鍵檢視我的訂閱工具資料庫，看看最近要付款的訂閱軟體工具。

一日工作流步驟式說明

所以我的一日工作流是：

1. 早上起床時打開我工作台，建立今日的生產力日記。
2. 日記模版內有任務庫，會自動抓今日到期的任務（我的到期日更像是「任務執行日」的概念，用底線逼自己專注衝刺）。
3. 把最重要的任務先關聯到日記（向左拉），再到 Notion 行事曆查看今天的空檔，建立保護（專注行程）＆關聯 Notion Task，確保重要的任務有一個完整時段能專注完成。
4. 每一個專注執行的休息間隔（類似番茄鐘，但我不是固定 40、10 分鐘），看看提醒事項 APP，做一些零碎的小任務來讓腦袋動態休息，獲取微小的完成成就感；同時也整理下收集箱，把需要進一步追蹤的任務移到 Notion，不需要的白日夢給刪除。
5. 若今日的重要任務提早完成，回頭看任務庫＆點子庫（Notion Task）裡有沒有想在今天也完成的任務，一樣關聯到日記和日曆，開始執行。
6. 晚上睡前，將今日的零散碎片筆記通通丟給 ChatGPT 日記助手，請它整理成一個完整版的生產力日記，彙整今日學習＆感謝的事（展示和教學影片，日後也會上線到 ChatGPT 工作術直播課回放資源）。

▍更多實際一日工作紀錄，可以看這一部紀錄影片：

1. 日常工作流程與時間、任務管理方法：
   • 早上起床後，先安排當日的工作任務，用 Notion 建立日記和檢視任務清單，並將重要任務放進行事曆中保護起來。
   • 中午前刻意安排閱讀時間，用 Readwise Reader 專注閱讀，也整合內容來源，不僅單篇文章、YouTube、電子書，還能 RSS 整個網站和電子報訂閱。
   • 下午＆晚上則是工作時段，通常會到 21:00 後才會陸續回覆訊息和處理零碎事務；睡前會用 ChatGPT 日記助手來整理一天的思緒和筆記。
2. 團隊協作的關鍵，怎麼高效不煩心：
   • 我很討厭開會，所以打造了一套 Notion Projects 工作系統，來讓合作的夥伴能在上面文字協作，讓彼此的任務和工作狀態一目了然，需要的時候能快速查找，保護彼此的專注和減少摩擦力。
   • 一個目標：能不開會就不開會，一週最多開 1.5 小時對齊會。
3. 工作環境和儀式感的設計：
   • 在家工作關鍵：設計專屬工作區，或者說設計屬於自己的工作儀式感。
   • 儀式感來自於如何動態切換生活與工作，不只是工作生活平衡而是整合。