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怎麼看一個人的時間管理能力好不好?看停頓點、行事曆的使用方式

沒有「刻意去設計停頓點」的人,基本上時間管理能力都不太行。分享 2 個誤區、行事曆和待辦清單的真正有效用法。一個聰明的人,絕對不是把所有行程表塞的滿滿。那只是一種假象的充實,實際上是資源耗損,當時間的僕人。

📌目錄

💬 為什麼寫這篇文章?

今天延續 怎麼成為時間管理高手?別靠自制力,分享 2 個普通人都能會的方法 文章中提到「時間管理」這個領域要做得好的一個關鍵:「設計停頓點」。

停頓點 手繪錦囊

我可以很直白的說,在現代生活裡,沒有「刻意去設計停頓點」的人,基本上時間管理能力都不太行。

但在說明「停頓點」之前,先講講兩個常見誤區:記錄與塞滿。

兩個時間管理誤區:無效記錄、把時間塞滿

我相信我們之中,有不少人是「量化自我」的實踐者,什麼都想要記錄一下,無論你是用方便的 App,還是有溫度的手帳,總覺得記錄下來比較心安,也告訴自己「這能事後分析」,透過數據更瞭解自己,這些都正確沒問題。

我也曾用 Google Sheet 還有專門的時間記錄 APP,持續半年把自己所有的「行動的時間」記錄下來,去找出自己的時間是在「哪邊流失的」,並將這「流失的時間」重新調整規劃。

也就是一般人記帳(支出和收入),我則是「記時間的帳」。

不過,這個看似很自律的記錄習慣,卻讓我發現了一個大陷阱——原來「記錄」本身會讓我們感到滿足,所以我們很容易不知不覺花了很多時間在無效的記錄,這是第一個誤區。

再來,時間管理是個非常現代的概念,因為以前的人們都是「被管理」,只有現代人才懂得管理自己。

我們都清楚,一天的時間資源就是 24 小時,所以特別要求自己的人,往往會把自己的行事曆塞的滿滿的,一個任務一個任務的接著,把自己的「可用時間填滿」,認為閒置就是懶散、沒事做就會焦慮,充實才是成功的現象 —— 這是第二個誤區。

讓我來一一破解這兩個誤區,用我過去的跌坑經驗和你分享。

有效的時間記錄:定期記錄 + 針對性復盤

無意識地去記錄時間的花費,只是享受在記錄的動作,正是「低效能勤奮」的典型行為。

我不是說記錄你時間的使用狀況這件事不好,而是「有效」的記錄,應該是定期記錄 + 針對性復盤。和記帳類似,我們有記錄才會清醒地知道自己的開支,到底花在哪些隱藏的地方。但最多最多只要 2-3 個月就會知道蛛絲馬跡,完全不用到半年,關鍵是從發現的「無意識的支出項」做出優化調整方案。

在時間記錄上要懂得停損,重點不是記錄本身,而是觀察分析和復盤。

🌰 例如,我可以連續兩週做個總體性的記錄,把我每一刻做些什麼用 App 自動捕捉的方式記錄下來(macOS 推薦 Timing(Setapp 有);iOS 手機可以直接看系統的螢幕使用時間),再針對性地去分析自己在哪些行為上可以做得更好?哪些吃時間怪物應該卸載?哪些繁瑣卻簡單的流程可以自動化?

這邊的關鍵在於,經過一週的實驗分析過後,你弄清楚你要研究的對象就停住,這時你該做的是「改善」而不是繼續記錄。

因為如果你繼續記錄下去,卻沒有停住去發現你這一週的行為有什麼可以針對性改善的,那你的記錄基本上是「記心安」的;而且,當你沒有意識地去改善從中發現的問題點,那你繼續記錄下去,也是帶著不好(尚未改善)的習慣,你應該是放掉記錄的精神力,轉移到改善上,過幾個月後再重新完整記錄一次,看看你有沒有確實改善、精進。

行事曆的使用方法:用來保護,而非塞滿

讓自己一件事一件事緊接著來,我們都曾以為把時間安排得滿滿滿,就能逼自己把事情做完?

但事實上,往往感受到的是,好像沒有喘口氣的機會,越來越緊張焦慮?

再讓我說一次那句話:「沒有看得完的風景,事情也不會有做完的一天。」這是我們要認知的,事情不是要做完,而是判斷正確的事情來做。

我在 Notion 實戰課程 和個人臉書上都常常分享,我認為行事曆的正確使用姿勢:「用來保護,而非塞滿」

行事曆是用來保護

首先,待辦清單跟行事曆最大的差別是,行事曆是專門放「有特定時間區間」的任務,例如我今晚 20:00-21:00 要去健身房運動,這種事情就該放在行事曆上「保護起來」,專心處理這件事,排除其他干擾。

至於待辦清單,則是收集存放那些,你認為這陣子應該要處理的任務,你可能知道「哪一天」要完成,但還不知道具體是哪一時間要做,沒錯,就像是 GTD 裡的 Inbox(收集箱)。

待辦清單與行事曆的使用要點

  1. 每天有個固定時段(我是睡前跟一早),先打開待辦清單,把「重要卻不緊急」的項目,放進保護起來。例如:閱讀和輸出、和伴侶料理、照顧寵物、運動……等。這時候你的行事曆上,已經有兩種任務,第一種是前面「重要不緊急」,第二種是有「完整起始時間與結束時間」的任務,通常是交通通勤、或者與其他人的會議。
  2. 再來才是去看你的待辦清單,有什麼任務是的截止日是今天,那就安排到今天的行事曆也保護起來,專注執行。
  3. 最後是時間管理的技術了 —— 別把行事曆塞滿,請刻意安排「停頓點」。因為在專注工作期間,我們常常會有一些臨時想法、外部通知,直接把這個干擾用關鍵字,輸入收集箱(我是用 Apple 內建的提醒事項),不花你 30 秒,立刻回到工作上,讓子彈飛一會。這個「停頓點」就是用來檢視上一段工作、處理收集箱的休息區間。建議每一個停頓點為 10~15 分鐘,多寡要配合自己狀況。
行事曆保護

📝 停頓點:有意識切換自動駕駛和手動控制

首先我們要認知到「沒有看得完的風景,事情也不會有做完的一天。」事情不是要做完,而是判斷正確的事情來做。因為你有刻意設計「停頓點」,所以我們可能透過這個緩衝時段,來檢視自己的行動,察覺自己現在的工作流是不是有值得改善的地方。有設計停頓點的工作流,你才能是個人,而不是機器。

對於自己的動作有意識地掌控,就是避免低效能勤奮的關鍵。

停頓點的設計,就是避開我們被工作慣性帶著跑的機制,從快系統把我們拉出來——每結束一個工作,就停一下,想想這件事,以及下一件事。

另外,再分享給你一個方法 —— 「零碎小事找零碎時間」,不要因為某事看起來簡單就先做,這樣你明明可以善用的大塊時間就被小事給佔滿了

我自己是只要確定 3-5 分鐘可完成的小事,例如回個訊息、看篇短文,就會安排在通勤、等上菜、等人……等零碎時間再一一做掉,你會發現原本無價值的時間,被你弄得像打遊戲一樣,開始有了價值和意義。

所以,在我的 Notion 系統(LifeOS 人生管理)上,我會把需要進一步寫比較追蹤的任務放在 Notion 裡,每天的睡前和起床時段,把重要的任務安排到行事曆保護起來,也能一覽自己這週還有哪些任務:

LifeOS Notion 行事曆與待辦清單

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12 篇文章是在講什麼?

🥊 總結 / 行動思考題

  1. 時間管理的誤區:時間無法掌控,能管理的是任務的處理、追蹤和記錄方式。
  2. 有效的時間記錄 = 能區分哪些適合進一步記錄 + 針對性復盤。
  3. 無效的時間管理:過度勤奮的無效記錄&拼命把時間塞滿。
  4. 行事曆:「用來保護,而非塞滿」;待辦清單:「收集任務,讓子彈飛一會」
  5. 時間管理的原則:設計停頓點,把你從工作慣性中拉出來,去察覺、判斷正確的事情和作法。
  6. 提醒事項放不需要追蹤的小事,Notion 放需要筆記的任務,每天固定時段把任務保護到行事曆。
  7. 零碎小事找零碎時間,別讓零碎小事佔據了你寶貴的大塊可用時間。

💬 思考題:

你是怎麼運用行事曆和待辦清單的呢?有沒有什麼自己的區分方式?或者怎麼設計屬於你自己的「停頓點」的?
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