💬 為什麼寫這篇文章？
今天延續 怎麼成為時間管理高手？別靠自制力，分享 2 個普通人都能會的方法 文章中提到「時間管理」這個領域要做得好的一個關鍵：「設計停頓點」。
我可以很直白的說，在現代生活裡，沒有「刻意去設計停頓點」的人，基本上時間管理能力都不太行。
但在說明「停頓點」之前，先講講兩個常見誤區：記錄與塞滿。
兩個時間管理誤區：無效記錄、把時間塞滿
我相信我們之中，有不少人是「量化自我」的實踐者，什麼都想要記錄一下，無論你是用方便的 App，還是有溫度的手帳，總覺得記錄下來比較心安，也告訴自己「這能事後分析」，透過數據更瞭解自己，這些都正確沒問題。
我也曾用 Google Sheet 還有專門的時間記錄 APP，持續半年把自己所有的「行動的時間」記錄下來，去找出自己的時間是在「哪邊流失的」，並將這「流失的時間」重新調整規劃。
也就是一般人記帳（支出和收入），我則是「記時間的帳」。
不過，這個看似很自律的記錄習慣，卻讓我發現了一個大陷阱——原來「記錄」本身會讓我們感到滿足，所以我們很容易不知不覺花了很多時間在無效的記錄，這是第一個誤區。
再來，時間管理是個非常現代的概念，因為以前的人們都是「被管理」，只有現代人才懂得管理自己。
我們都清楚，一天的時間資源就是 24 小時，所以特別要求自己的人，往往會把自己的行事曆塞的滿滿的，一個任務一個任務的接著，把自己的「可用時間填滿」，認為閒置就是懶散、沒事做就會焦慮，充實才是成功的現象 —— 這是第二個誤區。
讓我來一一破解這兩個誤區，用我過去的跌坑經驗和你分享。
有效的時間記錄：定期記錄 + 針對性復盤
無意識地去記錄時間的花費，只是享受在記錄的動作，正是「低效能勤奮」的典型行為。
我不是說記錄你時間的使用狀況這件事不好，而是「有效」的記錄，應該是定期記錄 + 針對性復盤。和記帳類似，我們有記錄才會清醒地知道自己的開支，到底花在哪些隱藏的地方。但最多最多只要 2-3 個月就會知道蛛絲馬跡，完全不用到半年，關鍵是從發現的「無意識的支出項」做出優化調整方案。
在時間記錄上要懂得停損，重點不是記錄本身，而是觀察分析和復盤。
🌰 例如，我可以連續兩週做個總體性的記錄，把我每一刻做些什麼用 App 自動捕捉的方式記錄下來（macOS 推薦 Timing（Setapp 有）；iOS 手機可以直接看系統的螢幕使用時間），再針對性地去分析自己在哪些行為上可以做得更好？哪些吃時間怪物應該卸載？哪些繁瑣卻簡單的流程可以自動化？
這邊的關鍵在於，經過一週的實驗分析過後，你弄清楚你要研究的對象就停住，這時你該做的是「改善」而不是繼續記錄。
因為如果你繼續記錄下去，卻沒有停住去發現你這一週的行為有什麼可以針對性改善的，那你的記錄基本上是「記心安」的；而且，當你沒有意識地去改善從中發現的問題點，那你繼續記錄下去，也是帶著不好（尚未改善）的習慣，你應該是放掉記錄的精神力，轉移到改善上，過幾個月後再重新完整記錄一次，看看你有沒有確實改善、精進。
行事曆的使用方法：用來保護，而非塞滿
讓自己一件事一件事緊接著來，我們都曾以為把時間安排得滿滿滿，就能逼自己把事情做完？
但事實上，往往感受到的是，好像沒有喘口氣的機會，越來越緊張焦慮？
再讓我說一次那句話：「沒有看得完的風景，事情也不會有做完的一天。」這是我們要認知的，事情不是要做完，而是判斷正確的事情來做。
我在 Notion 實戰課程 和個人臉書上都常常分享，我認為行事曆的正確使用姿勢：「用來保護，而非塞滿」。
首先，待辦清單跟行事曆最大的差別是，行事曆是專門放「有特定時間區間」的任務，例如我今晚 20:00-21:00 要去健身房運動，這種事情就該放在行事曆上「保護起來」，專心處理這件事，排除其他干擾。
至於待辦清單，則是收集存放那些，你認為這陣子應該要處理的任務，你可能知道「哪一天」要完成，但還不知道具體是哪一時間要做，沒錯，就像是 GTD 裡的 Inbox（收集箱）。
待辦清單與行事曆的使用要點
- 每天有個固定時段（我是睡前跟一早），先打開待辦清單，把「重要卻不緊急」的項目，放進保護起來。例如：閱讀和輸出、和伴侶料理、照顧寵物、運動……等。這時候你的行事曆上，已經有兩種任務，第一種是前面「重要不緊急」，第二種是有「完整起始時間與結束時間」的任務，通常是交通通勤、或者與其他人的會議。
- 再來才是去看你的待辦清單，有什麼任務是的截止日是今天，那就安排到今天的行事曆也保護起來，專注執行。
- 最後是時間管理的技術了 —— 別把行事曆塞滿，請刻意安排「停頓點」。因為在專注工作期間，我們常常會有一些臨時想法、外部通知，直接把這個干擾用關鍵字，輸入收集箱（我是用 Apple 內建的提醒事項），不花你 30 秒，立刻回到工作上，讓子彈飛一會。這個「停頓點」就是用來檢視上一段工作、處理收集箱的休息區間。建議每一個停頓點為 10~15 分鐘，多寡要配合自己狀況。
🆕 最新文章：分享我行事曆（Event）＆待辦清單（Task）的整合用法
📝 停頓點：有意識切換自動駕駛和手動控制
首先我們要認知到「沒有看得完的風景，事情也不會有做完的一天。」事情不是要做完，而是判斷正確的事情來做。因為你有刻意設計「停頓點」，所以我們可能透過這個緩衝時段，來檢視自己的行動，察覺自己現在的工作流是不是有值得改善的地方。有設計停頓點的工作流，你才能是個人，而不是機器。
對於自己的動作有意識地掌控，就是避免低效能勤奮的關鍵。
停頓點的設計，就是避開我們被工作慣性帶著跑的機制，從快系統把我們拉出來——每結束一個工作，就停一下，想想這件事，以及下一件事。
另外，再分享給你一個方法 —— 「零碎小事找零碎時間」，不要因為某事看起來簡單就先做，這樣你明明可以善用的大塊時間就被小事給佔滿了。
我自己是只要確定 3-5 分鐘可完成的小事，例如回個訊息、看篇短文，就會安排在通勤、等上菜、等人……等零碎時間再一一做掉，你會發現原本無價值的時間，被你弄得像打遊戲一樣，開始有了價值和意義。
所以，在我的 Notion 系統（LifeOS 人生管理）上，我會把需要進一步寫比較追蹤的任務放在 Notion 裡，每天的睡前和起床時段，把重要的任務安排到行事曆保護起來，也能一覽自己這週還有哪些任務：
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12 篇文章是在講什麼？
001 要做好時間管理之前，先弄懂影響「自制力」的兩個因素
002 Workona：瀏覽器分頁管理工具，找回專注、電腦加速
003 別被 10% 的「怪人」影響，把時間花在正常人身上。
004 為什麼大多數的時間管理方法都失敗了？
005 徹底解構 GTD 的科學原理與運作流程
006 怎麼看一個人的時間管理能力好不好？看停頓點
007 非線性閱讀的改善，避免「稍後閱讀」變成「永遠不讀」的方法
008 回答三個問題，判斷你是哪種工作者？怎麼優化工作流？
009 我終於發現時間記錄的真正價值和作法
010 我的時間管理系統進化史
011 時間顆粒度，能看出一個人的職業化程度
012 知識學習的時間分配？圈子的選擇？
🥊 總結 / 行動思考題
- 時間管理的誤區：時間無法掌控，能管理的是任務的處理、追蹤和記錄方式。
- 有效的時間記錄 = 能區分哪些適合進一步記錄 + 針對性復盤。
- 無效的時間管理：過度勤奮的無效記錄＆拼命把時間塞滿。
- 行事曆：「用來保護，而非塞滿」；待辦清單：「收集任務，讓子彈飛一會」
- 時間管理的原則：設計停頓點，把你從工作慣性中拉出來，去察覺、判斷正確的事情和作法。
- 提醒事項放不需要追蹤的小事，Notion 放需要筆記的任務，每天固定時段把任務保護到行事曆。
- 零碎小事找零碎時間，別讓零碎小事佔據了你寶貴的大塊可用時間。
💬 思考題：
