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【Notion Project 應用案例】全遠距團隊的專案管理、工作時數追蹤系統,提供中文優化模版

我是怎麼將 Notion Projects 優化並導入團隊的工作追蹤和專案管理?怎麼使用 Notion Template 模版功能、全遠距團隊怎麼使用 Notion 讓一週只需要開 1 次不到 1 小時的會議?最後提供中文化的 Notion 團隊管理系統模版

📌目錄

💬 為什麼寫這篇文章?

經過兩個月的使用,我將 Notion Projects 徹底導入全遠距的專案團隊內。這篇文章會和你分享:

  1. 怎麼開始使用 Notion Projects?
  2. Notion Projects 的優勢、使用情境?
  3. 最後,也是最有價值的部分,我是怎麼優化這份模版,將它迭代優化成最適合「遠距不愛開會」、「專案導向型」的團隊應用,甚至全中文化?

三個月前,Notion 2.30 更新,官方根據企業團隊用戶的研究觀察,推出了全新的「團隊工作用模版」——Notion Project。

甚至為此全面更新了品牌標語:Your wiki, docs & projects Together.

Notion 官方標語

透過強調知識庫(wiki)、文檔(docs)、專案(projects)還有整合(Together)的這些關鍵字,告訴我們 Notion 的核心功能是這些資料的彼此關聯,在一個工具內快速看到、方便找到、有效取用所需資料。

實際將這套 Notion Project 引入團隊協作一個多月後,我會說 Notion 非常聰明地避免掉了「太過自由,以致於無所適從」的學習門檻過高的困擾,也透過提供一套完整的工作管理系統,解決許多企業團隊難以導入 Notion 的原因;另外,從官網的標語更新,也能察覺到他們想正式脫離「筆記工具」(完全沒有提到 note-taking)的用戶認知,而是用於「工作&專案管理」的生產力工具。

怎麼開始免費使用 Notion Projects?

以往在 Notion 進行工作任務管理時,需要自己花大量時間規劃構建、篩選、排序。

現在直接套用 Notion Project,你不再需要從零開始建立規則,可以直接利用 Notion Template 快速的搭建專案管理的頁面,它也會自動幫你做好幾種常用的檢視模式。

在 Notion 的免費版本就能使用 Notion Project 的功能,直接使用 Page Template(新建頁面後,點擊 Template 模版),或者在左側功能欄的最下方(圖一),選擇 Template,就能使用模版庫,叫出整個 Notion Project 系統:

Notion 根據研究大多數團隊的需求,提供了一整套基礎的工作管理系統,包含專案項目(Project)、任務行動(Task)、任務週期(Sprint)、會議記錄(Meeting)、團隊知識庫(Wiki),只不過是全英文的,也有很多團隊執行會需要的小細節沒有被注意到 😅(中文化的優化模版,我在文末會提供)

Notion Project 帶來的改變、優勢特色?

今年八月我剛好有場企業內訓,發現一般公司如果沒有專案管理系統,無論是老闆或主管,還是職場工作者,每次要查找資料,都是直接在 LINE 群喊人,弄得大家整天無法專心工作,時間/精力分配是:

  • 📂 20% 時間在找檔案(使用 Google Drive,但因為沒有規範,每個人不一定會上傳建檔,大多都是放在自己的電腦中)
  • ⏳ 30% 時間開會(沒有共同的任務系統,大家很難知道彼此的執行狀況、遇到什麼問題,只好一直開會來確認,或者走過去拍肩膀打擾,中斷專注)
  • 🤖 30% 時間做重複的事(沒有共同的資料庫和文檔,經驗無法累積,遇到新的事情只好再來一遍)
  • 🤯 20% 時間,才能做真正有價值、有產出的事

除了分散在太多的工具,無法順利讓專案、任務、會議文檔、人員和行事曆相互關聯,不僅是同一專案零散的問題,長久下來也會演變成工作流破碎,協作成本大幅提高。

現在你可以試著使用 Notion Project 直接將團隊所需的工作管理一次性整合,它也會自動幫你做好幾種常用的檢視模式。

特殊機制:防誤刪設計、內建多種檢視方式

為了保護工作系統的完整性,方便大家上手,Notion Project 犧牲了一些「自由度」,避免有人破壞到系統的關聯,所以將關鍵的資料庫功能鎖起來,無法刪除更改,例如圖一 Project 到 Task 的關聯(Relation)。

還有(圖二)的資料庫檢視方式建議,系統將常見的 View 預設在(+)內,就不用再自己去從 0 到 1 去調整 Filter、Sort 和 Layout 了!


⭐ 全遠距團隊怎麼使用/優化 Notion Project?

我們團隊一開始因為人數少、分配下去的專案任務也相對簡單直覺,不需要建立一個共同工作台,只有一個團隊的共同文檔庫,例如會議記錄、WIki。個人的任務就放在每個負責人自己的工作台,裡面有他個人的待辦任務庫。

但隨著人數增多、專案項目越來越複雜,我們發現需要個「一體式」的共用專案和任務區,才能讓我們有效減少會議、不需要在不同 Pages 頻繁切換、迷路,也能更清楚每一個人的工作狀態(每個任務的 Working Hour?在等誰而無法前行?明確的優先級別……等),所以我們決定引入 Notion Project,並透過一個月的使用期,逐步將原有的官方模版,優化成「非開發的全遠距、綜合專案性質團隊」的樣子

接下來,我會先以 2 個工作流 來演示,我們是怎麼使用並將原版 Notion Project 進行刪減、優化的?

分別是我日常工作的「Task 任務行動庫」的使用方式,以及讓所有工作者最頭疼惱人的「會議文檔」,我們是怎麼優化讓一週只需要開 1 次不到 1 小時的會議?讓你用我們的「工作流程和原則」來認識這套系統。(文末也會提供模版 👇🏼)

最後補充 Notion Project 系統上的兩個一般人可能不太熟悉的模塊(WikiSprint)使用方式,我們是怎麼讓工作進度可視化、幫助團隊更有效地管理自己的時間與精力、沉澱可複製再次使用的經驗?

準備好了嗎~那我們開始囉 🤘🏼!


建立不同用途的任務檢視方式

先講講我對於整個 Notion Project 的兩個主要資料庫定義:

  • 專案項目庫(Project):是我們的作品/產品(能有數值指標的專案,至少需要追蹤一季或半年),階段性的知識&數字累積在這,能長期使用的智慧則是沉澱到 Wiki。
  • 任務行動庫(Aciton):單一負責人負責的具體任務,可進一步細分為子行動(至多兩層)。Deadline 由行動負責人自己分配,必須在團隊共識會上安排的 Sprint 內;Backlog 為沒有截止日的點子,等待下一次會議或未來分配。
  • 一個專案項目會有多個任務行動,所以這兩個資料庫是互相關聯的。

原版的 Project 還有設定子 Project,這我認為會讓專案項目庫過於複雜,所以精簡掉;原版的 Task 只有一個「By Project」的檢視,讓你能用專案的視角來看任務的執行狀況,但不夠我們使用,所以我們多新增了不同用途的任務庫檢視方式:

Task Original

只有「根據專案的檢視方式」不夠我們使用;裡面的 GitHub 欄位我們不是開發團隊也用不上,所以刪除。

Notion Task Mine

這個檢視方式(1)的需求是:「我想要一鍵看到『跟我有關、未完成的任務,並按照截止日與優先級由上往下排序』」

所以我設置了一個,根據所點擊的人(3),呈現出屬於這個人的任務,並按照上述的排序(2),而且只呈現「正在執行、還沒開始執行」的任務,不會顯示已完成的(4)。

幫助所有夥伴能一鍵瞭解自己的任務狀況。

Working Hour

除了看到自己的,我也希望能看到團隊中的每一個夥伴的工作任務狀態,所以我們新增了「針對個人」的檢視,用來:

  1. 看到這位夥伴完成的任務(2)行動中,花了多少工作時數(3)。我們團隊是超過 0.5 hr 就要記錄,也因為有記錄,每個月的個人 1 on 1 Review 中,能從這些數據中去評估有什麼優先級 Low 的任務卻花了太多時間,可能要刪減任務,或者用更聰明的方法解決。畢竟每一個人的時間資源運用,代表著整個團隊的生產力。
  2. 也可透過篩選時間區間(Sprint),讓我們快速知道這位夥伴的這個月的「工作完成狀態」&「工作時數總計」。

會議是行動指南:80% 無聲溝通 + 20% 實時對齊

任何團隊,應該要做的是「減少會議、專注行動」,但不是完全消除會議,而是讓會議真正有效達到「行動指南」的目的,而不是消耗時間精力的惱人事項。

所以我們打造了一份「會議模版」,裡面放置了 5 個資料庫檢視,是使用 /view 將不同的資料庫整合在一塊檢視,只需要點擊 Tab,可直接查看:「未完成的 Task」、「雙週任務時數、達成狀況」、「本週行事曆排序優先級」、「專案數值指標變化」、「上週完成任務檢視」

💡 我們每週會有一次 1 小時的線上對齊會,主要解決的問題是:

  1. 專案是否有進度落後、卡住的狀況?(查看 Due 檢視 → 負責人回報、大家共同分析原因)
  2. 任務的完成度?給予的時間是否相互匹配?(查看 Sprint 檢視 → 瞭解本週完成度、Working Hour 和資源分配)
  3. 每位團隊成員前進的方向是否正確?(查看 Calendar 檢視 → 核對任務優先級的正確性)
  4. 會後行動,目標拆分是否足夠明確?(SMART 原則 → 會後自行在 Task 新增任務卡片

以上是我們利用每週一次會議快速對齊,其餘時間則是用 Notion 與 Discord 回報工作進度、即時討論。

透過這份簡易又完整的會議文檔範本,能讓我們在每週線上會議開始前,先用文檔協作,大約有 80% 的事項能直接用文字確認,因為 Notion 可以針對每一個 Block 進行 Comment,討論的顆粒度很細緻。

Notion Meeting

使用 /view 將不同的資料庫整合在一塊檢視,這些都是當週的進度,是傳統會議最浪費時間的元素,大家只要先看過,有問題在文檔中先用文字提出,能文字、非同步解決的東西,就不需要佔用會議時間。

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AI Summary

這是我們會議資料庫的一般 Table 檢視&Notion AI 摘要會議記錄。

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這個檢視是讓團隊夥伴能直接點擊、拖拉,就能建立請假時段。

因為我們是全遠距團隊,如果你哪一天的哪個時段有事外出、不想被打擾,透過這個檢視快速建立,我們就會知道這個時候找不到人是正常的。不頻繁打擾,是遠距團隊的溫柔 🥰。


專案(Project)與知識庫(Wiki)的差異?

  • Wiki:不受時間跟年份影響的長期知識、行動指南(我有寫過一篇 Notion Wiki 介紹
  • Project:特定週期內(通常是半年、一年)的特化 SOP,知識沉澱中繼站
Notion Project and wiki
右邊的「影片剪輯要點」就是 Wiki 內的一個 Page

舉例:Notion 模版商店 3.0(Project)中,寫的是 Notion 模版商店 2023 年的經營作法、累積的 Know-how。每一段時間(通常是一個月或一個季度)梳理並沉澱這些 Know-how 到 Wiki,讓 2024 以及往後的模版商店經營都能參考運用。

我們再用一個新員工加入團隊的閱讀順序,更能瞭解其中差異:

先閱讀:Wiki(瞭解團隊做事方法、行為底線、各個專案的 SOP) → Project(瞭解當前年度目標與資源分配,以及怎麼使用 Wiki 來解決面對的難題挑戰)→ Task(個人行動認領)


Sprint:以雙週為單位衝刺進度,定期盤點工作時數和達成率

Sprint 是敏捷開發常用的模塊,直譯是「衝刺」,在 Notion Project 裡我們可以將 Sprints 理解為:

與任務相關,做為一個容器來組織工作時間。

Sprint 的好處在於:讓你可以區隔「現在」與「未來」的任務,專注在當前目標避免分心。

Notion Project Sprint demo

以上圖為例,我們團隊目前的用法是,以兩週為週期來做衝刺與回顧,:

  1. 每月團隊共識會時,會分配每一個任務的 Sprint,例如【文章】PAI 系統這個任務是屬於 Sprint 3。
  2. 行動負責人自行分配 Deadline,必須在 Sprint 內。
  3. 若要臨時更動任務的 Sprints,請找專案負責人到大群詢問,不能自行更改。

這樣一來,能確保團隊成員的任務自主性,也能確保任務會在該週期內完成,如果提前做完,按照遠距專案小組的文化,就能提前放假 🥳,比起傳統職場被綁在辦公室來說,更鼓勵大家用把效能提高提前把任務做完!

至於 Backlog,則是尚未分配 Sprint 和截止日的點子,等待下一次會議或未來分配

💡另外若有些任務在當前 Sprint 內無法完成,Notion 也是有一個功能,能一鍵移動所有上個週期的任務到下一個 Sprint:

Sprint Move

中文優化版的 Notion Project 模版領取

我將我們團隊整份的中文化、優化版的 Notion 團隊工作、專案管理系統打包成一個模版,放在下方連結內,如果你需要一個完整能有效追蹤團隊工作進度、減少會議時間,不再檔案管理上迷失方向,建議你收藏這個模版,相信能省下你自己建置的 10+ 個小時,並且真正升級團隊的工作生產力:

Notion Project Template 中文
我自己也是花了近十小時,才把官方模版重新精鍊優化成現在的樣子。

🎁 結帳時輸入「NProject200」,即可獲得限量的 200 元折扣碼!


個人知識任務管理系統 PAI?

如果你有參加過我們的 Notion 線上訓練營,會知道我有基於 PARA 這套系統,重新優化、提出一套我認為更適合現代人的【PAI 個人知識&任務管理系統】。

除了簡化了 PARA 又多又繁雜的資料庫,只剩下 3 個(專案項目、行動任務、外部資訊箱),捨棄 GTD 一堆無效的資料夾標籤,留下收集箱和一個任務一張卡片的原則,最後再把 TTL 生產力日記整合進去,讓寫日記時能一眼看到自己今天完成的任務和行動,不再需要空想。

我近期會找時間再來把 PAI 系統也寫成文章,或者拍成影片教學。

基本上只要熟練這兩套系統(多人團隊 Notion Project、個人應用 Notion PAI),你可以說是完整掌握 Notion 的精髓核心了,真正將人生放進 Notion 裡 🤘🏼。

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