💬 為什麼寫這篇文章？
使用 PARA 半年後，我發現內容收藏為主的工作流容易讓我更焦慮，也讓我沒有時間在既有的專案行動和問題解決，所以我重新優化了這套系統，也弄懂什麼是我們需要的「第二大腦」。
使用了一年、經過好幾次的版本迭代後，終於可以好好和你分享：
- 為什麼我們需要一套「行動向」的個人知識管理系統？
- 為什麼我不用 PARA？收藏容易、輸出難的陷阱
- PAI：讓行動和專案為主要工作流的案例和說明
- 每張卡片是行動的記錄，每個專案頁面是你的知識庫
- 免費領取 Notion 模版（原創，純手工打造）
知識管理不是收藏整理，而是有效萃取行動經驗
為什麼我們需要一套「行動向」的個人知識管理系統？
你是不是常覺得「知識好像永遠都學不完？」
沒錯，現在資訊隨手可得，電子報、社群媒體、影音內容滿天飛的時候，我們該做的不是「把外部資訊收藏分類整理」，而是「從行動中萃取個人經驗，寫下長期知識」。
因為你不是圖書館員，你的職責是讓自己的專業和經驗可被再利用。
結論先行，我認為真正有效的知識管理，是「累積自己的專案作品知識庫」，而真正的第二大腦不是「把別人的內容整理分類的有條有理」。
為什麼我不用 PARA？收藏容易、輸出難
這幾年 Tiago Forte 的《打造第二大腦》中 PARA 架構在網路上有不少討論，PARA 把內容分類為四大類：
- P（Projects）：專案
- A（Areas）：領域
- R（Resources）：資源
- A（Archives）：歸檔
再透過 CODE（獲取 Capture 整理 Organize 萃取 Distill 表達 Express）的使用流程來做知識管理。
這套系統的優勢在於，是一套不挑筆記工具的「內容管理方法」，無論你是 Notion、Evernote、Obsidian，或者 Heptabase 的使用者。
坦白說，2020 年的我看到這套方法也是眼睛閃亮，甚至在「Notion 實戰課程」裡的第二章節（知識管理）也是分享這套方法如何運用在 Notion 中：
但，關鍵的重點來了。
「整理別人的內容是相對容易的，但我們需要把時間和精力都放在整理和分類上嗎？這是正確的事嗎？」
只有少部分人的工作，是把內容整理、資訊組織後呈現給不同人看，也是我一開始稱為「圖書館員」的工作者，例如老師。然而，整理分類這種動作，除了會消耗大量的時間精力，在這 AI 時代也逐漸被 ChatGPT 給取代，因為 AI 的優勢在於，它是能速讀幾百萬筆資料，根據我們的提問，重新組織這些資料呈現給我們。
沒有自己行動、將外部內容轉為個人實踐和經驗的內容搬運者，在可見的將來裡，是不如 AI 的。
因此，PARA 所提到的「第二大腦」的工作流，適合享受收藏、整理內容的收集家，不過當我意識到，我需要的是把時間投注在「行動任務」上，追蹤和記錄我每個任務的學習，並從一個個專案執行中累積我的專業作品時，我發現 PARA 的設計並不適合我。
PARA 的陷阱：將精力消耗在收藏與整理上
🤔 當持續使用 PARA 超過半年後，我發現了 2 大問題：
- 至少需要 5 個資料庫（PARA + 筆記）來組織內容，標籤數量太多、需要常常跳轉，內容零散在不同地方。
- 以「收藏」為起步的工作流，讓我們下意識一直在收藏外部（他人）的資訊和內容，卻忘記真正有效的學習來自於內部（自己）的行動和產出。
PARA 是一種「內容管理架構」，透過「收集→ 整理 → 輸出」你可以發現，雖然作者在書中強調「輸出決定了輸入」，但在這個系統架構（四個主要分類站，外部內容的分類佔比是專案行動的 3 倍）下，我們很容易在使用上變成「不斷思考要放哪、優化收集和整理內容的方法」，於是不知不覺下花了大量時間在整理、分類、歸檔別人的內容，卻忘了我們最該做的是「自身的行動和輸出」。
畢竟回到人性，輸入比起輸出簡單太多。
打個比方來說，閱讀文章、看影片、聽 Podcast，比起你自己捲起袖子，寫篇文章、拍支影片、分享自己上週解決的一個難題，還要容易輕鬆，所以就一直享受收藏，卻忘了能幫助你成長的只有行動。
另外，前面提到在 Notion 裡要建立 PARA 系統至少要有 5 個資料庫（Project、Area、Resource、Archive、Note），在 Notion 實戰課程提供的 PARA 模版範本，甚至高達 7 個資料庫的相互關聯（多了跨資料庫的分類與內容收集箱）。
在如此繁重的資料庫，造成我們在操作時，容易把注意力花在「整理與分類」，而失焦於知識管理的真正核心：實際的行動記錄 + 長期知識的萃取。
我們的長期知識，來自一連串動態的行動、專案、問題與挑戰的組成，不是領域，不是分類。
於是我回歸自己真正的需求，並基於 PARA 這套系統，重新簡化架構、優化流程，提出一套我認為更適合現代人的：PAI 個人知識管理系統。
2024.09 更新完整影片教學說明：原來我的筆記術做錯了？被誤解的第二大腦？PAI 系統模版解說
PAI：讓行動和專案為主要工作流，收藏為輔
PAI 三個英文字分別代表對應的 3 個資料庫：專案項目庫（Project）、行動任務庫（Action）、資訊收集箱（Inbox）
接下來，我會展開來分享 PAI 知識管理系統的使用方法，最後也會「免費提供這份模版」給你下載使用。
一張圖解釋：PARA 和 PAI 的工作流差異
首先，我們要知道，我們共同的目標是「知識還原」，把屬於我們自己的知識給萃取出來，才能方便我們累積專業，也在下一次遇到類似的問題時，這些經驗和知識能派上用場。
不過，你會發現 PARA 流程的一開始是「大量收集、類別整理」，這將我們的絕大部分的精力都花在外部內容收藏和組織整理上，就像文章一開頭說的，現在外部資訊過載，我們不可能讀完所有，於是我們更容易陷入焦慮，反而幾乎提不起勁，在把外部資訊轉成內部知識的第三步「表達與輸出」，那就更別談能累積「屬於自己的知識經驗」。
打個比方，像是你明明要重訓增肌，結果你到健身房後第一件事是去騎飛輪有氧 1 小時，後來完全沒力氣在重量訓練上。你說你有運動到嗎？有。但是對於你原本的增肌目標有效嗎？沒有。
所以，我提出的 PAI 工作流，也就是把重量訓練為主要課表，有氧運動是輔助——把自身行動與正在解決的問題放在第一位（主要流程），外部資訊的收集整理則是次要流程，讓你的知識隨著你的專案和行動累積。
PAI 知識管理系統實際操作：以籌備 Notion 訓練營為例
怎麼新增一個好專案？
設定專案兩大要素：清晰的目標＋限制的邊界
一開始設定專案時，大多數人會用 SMART 原則設定一個具體明確、可衡量、可達成、高相關、有時間限制的目標。我額外加上了特別重要、能刺激我們持續行動的意願的問題：「為什麼要做這個專案？」，是為了讓我們更有動力去做，透過寫下對自己有什麼好處，以及對他人有什麼價值，來提高這個專案的行動意願，也更清楚自己為何而做。
再來，我們要列出「預期的困難」，不只是因為一個好的專案也像是遊戲打怪，每一個困難就是我們的學習成長點，而是這些困難，正是我們執行這個專案要完成的行動任務，能幫助你在專案設定時，就先在建立好一些重要行動方案。
🌰 舉個例子：我的「預期的限制與難處」有一條是：怎麼有效提高「不知道 Notion 的人」對我們的瞭解？
我們可以將這個難題拆分成幾個行動：「製作 60s 廣告影片，對象是不知道 Notion 的人 」「優化 Notion 訓練營介紹網頁」。
📌 請記得，每一個行動（Aciton），是一個頁面（卡片）
類似「卡片筆記術」的核心原則：我則是把一個行動，只放一張卡片（頁面）。
最好的卡片標題是你一眼看到就知道這該怎麼行動、是什麼問題，而且可以在一天內解決的具體任務。
如果行動任務難以一次解決，也可以使用 sub-task 功能，建立子任務（如下方動圖）
執行過程：根據需求，切換不同種的檢視方式
在行動任務庫，我目前設置了 4 種檢視方式：
- 專案分組：以專案的視角來看目前的行動任務
- 卡片填寫：一覽任務卡片，填寫問題與學習點
- 任務到期日：以截止日即將到期的排序，再排序優先級別
任務卡片中的「行動狀態」欄位與「復盤完成」有何不同？
每一次的問題解決都是你的重要學習點，在行動過程所得到的經驗，比起外部資訊來說，更是專屬於你的經驗，是更寶貴的。所以一個行動的結束（任務完成）其實是知識萃取的「開始」，定期透過回到「專案頁面」，運用「復盤看板」的檢視，讓你在專案頁面裡，記錄下次如何讓專案進行更順利、累積個人知識結晶。
我通常會透過這兩組問題，再次提煉我在行動任務卡片上寫的「問題」和「學習點」：
- 遇上的困難，我怎麼解決的？用上什麼方法？
- 如果再做一次，怎麼更好？發現了什麼潛在機會？哪些應找誰合作？未來應拒絕什麼？
因為每一個專案不只是我們的當下的北極星目標，更是我們的作品和知識庫，透過持續地復盤與回顧，還原萃取出真正屬於自己，可不斷利用、分享的知識。
輔助的資訊收集箱，怎麼使用？
一個原則，為了不讓 Read Later 變成 Read Never，所以我讓外部資訊能關聯專案，減少純收藏的動作，以「用得上」為收藏導向。（我通常是用 Save to Notion 這個瀏覽器插件做為收藏外部資訊使用，可以直接把整頁文章、臉書貼文完整捕捉，甚至能自動抓取網頁圖示 icon）
另外，我有設計一個「知識森林狀態」，用來提醒自己要持續灌溉，不要只是拿別人的資訊當作知識。
一共有 3 種狀態，我是個別用一個 Emoji 符號來呈現：
- 🌱：剛收藏進來，只是個幼苗 → 拿別人的方法當作參考解答
- ☀️：正在灌溉，加入自己的東西，深入理解 → 已建立行動任務，用自身行動測試看看
- 🌲：培育完畢，寫進專案文檔，並能分享給其他人 → 成為自己知識森林的一棵樹
總結：每張行動卡片是學習記錄，每個專案頁面是你的知識庫
▍主要系統（專案＋行動）
- 以「專案執行」為核心流程，讓你的精力回到你的行動與問題解決上，而不是被外部資訊拉著跑。
- 將「知識萃取框架」整合到專案頁面、行動卡片上，幫助自己在任務執行、階段復盤的過程中，持續萃取、還原屬於自己的知識和經驗方法。
- 「定期回顧」專案頁面，將行動卡片上的問題＆學習，有系統地沉澱累積下來。
▍輔助系統（外部資訊收藏）
- 透過跟專案關聯，讓我們有意識地去收藏外部內容，收藏是為了幫助自身達成某個目標，做為行動的參考指南。
- 行動與收藏的資料庫佔比為 2:1，大幅度減少資料庫的數量，減少跳轉和迷路。
- 將收藏的內容透過「知識森林狀態」，持續轉為行動卡片，有一些卡片筆記術 + 漸進式總結的味道
如果用兩句話帶走 PAI 系統，我想那會是：
每一張行動卡片，是記錄你的問題解決過程與學習，
每一個專案頁面是，你的作品集和知識庫。
🎁 我將我原創的這套「PAI 專案和知識管理系統」的 Notion 模版範本，免費提供給你啦！
我希望能把這套方法分享出來，幫助所有以「行動」來累積個人知識和專業的實踐者。
如果你覺得這套系統和模版對你有幫助，也請你幫我分享這篇文章，讓更多人看見、一起進步 🙌🏼。
除此之外，我也將 PAI 知識管理工作流 和 TTL 生產力日記整合，打造了我已經用了一年多的 LifeOS 人生管理系統，除了「日記會跟今日任務自動關聯」，讓我在寫日記時，能一眼看到今天完成的任務行動，不再需要跳轉和空想，也能用「自動化的週看板」來瞭解這一週的任務安排，方便我做工作管理。
（Notion 訓練營學員無須購買，第四週的課程中會有完整教學）
💬 如果你想要更完整的瞭解這套系統的教學和使用，歡迎參加「Notion 線上實戰訓練營」，我會在每一屆分享我當下的最新版本與用法，優化了什麼，為什麼這樣調整，還有專屬助教給你的作業練習點評回饋，以及課後社群問到飽，幫助你從 0 到 1 掌握 Notion，打造屬於自己的工作和生活管理系統。
▍補充延伸閱讀：
- 2023.10.12 新增的讀者問答，補充內文中省略掉的一些脈絡：
