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為什麼我不用 PARA 了?PAI 個人知識管理系統(Notion 原創模版)

使用《打造第二大腦》中的 PARA 半年後,我發現這套以收藏為主的系統並不適合自己,經過一年的優化,和你分享另一套以「行動和專案」為主的個人知識管理系統(PAI),每張行動卡片是記錄,每個專案頁面是你的知識庫。文末提供免費的 Notion 模版領取

📌目錄

💬 為什麼寫這篇文章?

使用 PARA 半年後,我發現內容收藏為主的工作流容易讓我焦慮,也讓我沒有時間在既有的專案行動和問題解決,所以我重新優化了這套系統,在使用了一年、經過好幾次的版本迭代後,終於可以和你分享:

  • 為什麼我們需要一套「行動向」的個人知識管理系統?
  • 為什麼我不用 PARA?收藏容易、輸出難的陷阱
  • PAI:讓行動和專案為主要工作流的案例和說明
  • 每張卡片是行動的記錄,每個專案頁面是你的知識庫
  • 免費領取 Notion 模版(原創,純手工打造)

知識管理不是收藏整理,而是有效萃取行動經驗

為什麼我們需要一套「行動向」的個人知識管理系統?

你是不是常覺得「知識好像永遠都學不完?」,沒錯,當現在資訊隨手可得,電子報、社群媒體、影音內容滿天飛的時候,我們該做的不是「把外部資訊收藏整理」,而是「從行動中萃取個人經驗和知識」。

因為你不是圖書館員,你的職責是讓自己的專業和經驗可被再利用

只有少部分人的工作是把內容整理、資訊的再組織呈現,例如老師、創作者。然而,如果只當個會搬運的人,在這時代幾乎已被 ChatGPT 給取代,因為 AI 的優勢在於,它是讀了幾百萬筆資料,根據我們的提問,重新組織這些資料呈現給我們。沒有自己行動、沒有個人經驗的內容搬運者,在可見的將來裡,是不如 AI 的。

結論先行,我認為真正有效的知識管理,是「累積自己的專案作品知識庫」,而不是「把別人的內容整理的有條有序」。

為什麼我不用 PARA?收藏容易、輸出難

這幾年 Tiago Forte 的《打造第二大腦》中 PARA 架構在網路上有不少討論,主要架構為:

  • P(Projects):專案
  • A(Areas):領域
  • R(Resources):資源
  • A(Archives):歸檔

並透過 CODE(獲取 Capture 整理 Organize 萃取 Distill 表達 Express)的使用流程來應用,這套系統的優勢在於,能廣泛應用於很多場景,是一套不挑筆記工具的「內容管理方法」,讓我們能運用在自己正在用的工具上,無論你是 Notion、Evernote、Obsidian,或者 Heptabase 的使用者。

坦白說,2020 年的我看到這套方法也是眼睛閃亮,甚至在「Notion 實戰課程」裡的第二章節(知識管理)也是分享這套方法如何運用在 Notion 中:

PARA 的知識管理工作流,確實適合愛好收藏、整理內容的收集家,不過當我越來越需要把時間投注在「行動任務」上,從專案執行中累積我的專業時,我發現 PARA 的設計並不適合我。

🤔 當持續使用 PARA 超過半年後,我發現了 2 大問題:

  1. 至少需要 5 個資料庫(PARA + 筆記)來組織內容,系統過於複雜龐大,需要常常跳轉,不夠簡單直覺。
  2. 以「收藏」為起步的工作流,讓我們下意識一直在收藏外部(他人)的資訊和內容,卻忘記真正有效的學習來自於內部(自己)的行動和產出

PARA 的陷阱:將我們的精力消耗在收藏與整理上

PARA 是一種「內容管理架構」,透過「收集→ 整理 → 輸出」你可以發現,雖然作者在書中強調「輸出決定了輸入」,但在這個系統架構(儲存的佔比是行動的 3 倍)下,我們很容易在使用上變成「不斷思考要放哪、優化收集和整理內容的方法」,於是不知不覺下花了大量時間在整理、分類、歸檔別人的內容,卻忘了我們最該做的是「自身的行動和輸出」。

畢竟回到人性,輸入比起輸出簡單太多。打個比方來說,閱讀文章、看影片、聽 Podcast,比起你自己捲起袖子,寫篇文章、拍支影片、分享自己上週解決的一個難題,還要簡單容易。

好,讓我們回到「工具系統面」,前面提到在 Notion 裡要建立 PARA 系統至少要有 5 個資料庫(Project、Area、Resource、Archive、Note),在 Notion 實戰課程提供的 Notion PARA 系統,甚至是高達 7 個資料庫的相互關聯。因為還多了跨資料庫的分類與收集箱。

在如此繁重的資料庫,讓我們在操作的時候,容易把時間跟精力花在「整理與分類」,而失焦於知識管理的真正核心:實際的行動 + 經驗的萃取

我們的生命是來自一連串動態的行動、專案、問題與挑戰的組成,這些才是我們萃取知識的基本單位,不是領域,不是種類。

於是我回歸自己真正的需求,並基於 PARA 這套系統,重新簡化架構、優化流程,提出一套我認為更適合現代人的:PAI 個人知識管理系統

PAI:讓行動和專案為主要工作流,收藏為輔

PAI 三個英文字分別代表對應的 3 個資料庫:專案項目(Project)行動任務(Action)資訊收集箱(Inbox)

接下來,我會展開來分享 PAI 知識管理系統的使用方法,最後也會「免費提供這份模版」給你下載使用

一張圖解釋:PARA 和 PAI 的工作流差異

PAI PARA 比較 scaled

我做了一張簡易的工作流程圖,左邊是 PARA 右邊是 PAI。首先,我們要知道,我們共同的目標是「知識還原」,把屬於我們自己的知識給萃取出來,才能方便我們累積專業,也在下一次遇到類似的問題時,這些經驗和知識能派上用場。

不過,你會發現 PARA 流程的一開始是「大量收集、類別整理」,這將我們的絕大部分的精力都花在外部內容收藏和組織整理上,就像文章一開頭說的,現在外部資訊過載,我們不可能讀完所有,於是我們更容易陷入焦慮,反而幾乎提不起勁在最關鍵能把外部資訊轉成內部知識的第三步「表達與輸出」,那就更別談能累積「屬於自己的知識經驗」。

打個比方,像是你明明要重訓增肌,結果你到健身房後第一件事是去騎飛輪有氧 1 小時,後來完全沒力氣在重量訓練上。你說你有運動到嗎?有。但是對於你原本的增肌目標有效嗎?沒有。

所以,我提出的 PAI 工作流,也就是把重量訓練為主要課表,有氧運動是輔助——把自身行動與正在解決的問題放在第一位(主要流程),外部資訊的收集整理則是次要流程,讓你的知識隨著你的專案和行動累積。


PAI 知識管理系統實際操作:以籌備 Notion 訓練營為例

怎麼新增一個好專案?

設定專案兩大要素:清晰的目標+限制的邊界

一開始設定專案時,大多數人會用 SMART 原則設定一個具體明確、可衡量、可達成、高相關、有時間限制的目標。我額外加上了特別重要、能刺激我們持續行動的意願的問題:「為什麼要做這個專案?」,是為了讓我們更有動力去做,透過寫下對自己有什麼好處,以及對他人有什麼價值,來提高這個專案的行動意願,也更清楚自己為何而做。

再來,我們要列出「預期的困難」,不只是因為一個好的專案也像是遊戲打怪,每一個困難就是我們的學習成長點,而是這些困難,正是我們執行這個專案要完成的行動任務,能幫助你在專案設定時,就先在建立好一些重要行動方案。

🌰 舉個例子:我的「預期的限制與難處」有一條是:怎麼有效提高「不知道 Notion 的人」對我們的瞭解?

我們可以將這個難題拆分成幾個行動:「製作 60s 廣告影片,對象是不知道 Notion 的人 」「優化 Notion 訓練營介紹網頁」。

📌 請記得,每一個行動(Aciton),是一個頁面(卡片)

類似「卡片筆記術」的核心原則:我則是把一個行動,只放一張卡片(頁面)。

最好的卡片標題是你一眼看到就知道這該怎麼行動、是什麼問題,而且可以安排在一天內解決的具體任務。

如果行動任務難以一次解決,也可以使用 sub-task 功能,建立子任務(如下方動圖)

PAI 個人知識管理系統模版 Sub task

執行過程:根據需求,切換不同種的檢視方式

在行動任務庫,我目前設置了 4 種檢視方式:

  1. 任務到期日:以截止日即將到期的排序,再排序優先級別
  2. 卡片填寫:一覽任務卡片,填寫問題與學習點
  3. 專案分組:以專案為 Group,以專案的視角來看目前的行動任務
PAI 個人知識管理系統模版 行動任務庫檢視切換

任務卡片中的「行動狀態」欄位與「復盤完成」有何不同?

Notion PAI 個人知識管理模版 復盤流程

每一次的問題解決都是你的重要學習點,在行動過程所得到的經驗,比起外部資訊來說,更是專屬於你的經驗,是更寶貴的。所以一個行動的結束(任務完成)其實是知識萃取的「開始」,定期透過回到「專案頁面」,運用「復盤看板」的檢視,讓你在專案頁面裡,記錄下次如何讓專案進行更順利、累積個人知識結晶。

我通常會透過下面這兩組問題,來再次提煉我在行動任務卡片上寫的「問題」和「學習點」:

  1. 遇上的困難,我怎麼解決的?用上什麼方法?
  2. 如果再做一次,怎麼更好?發現了什麼潛在機會?哪些應找誰合作?未來應拒絕什麼?

因為每一個專案不只是我們的當下的北極星目標,更是我們的作品和知識庫,透過持續地復盤與回顧,還原萃取出真正屬於自己,可不斷利用、分享的知識。

輔助的資訊收集箱,怎麼使用?

Notion PAI 個人知識管理模版 外部資訊收集箱

一個原則,為了不讓 Read Later 變成 Read Never,所以我讓外部資訊能關聯專案,減少純收藏的動作,以「用得上」為收藏導向。(我通常是用 Save to Notion 這個瀏覽器插件做為收藏外部資訊使用,可以直接把整頁文章、臉書貼文完整捕捉,甚至能自動抓取網頁圖示 icon)

另外,我有設計一個「知識森林狀態」,用來提醒自己要持續灌溉,不要只是拿別人的資訊當作知識。

一共有 3 種狀態,我是個別用一個 Emoji 符號來呈現:

  • 🌱:剛收藏進來,只是個幼苗 → 拿別人的方法當作參考解答
  • ☀️:正在灌溉,加入自己的東西,深入理解 → 已建立行動任務,用自身行動測試看看
  • 🌲:培育完畢,寫進專案文檔,並能分享給其他人 → 成為自己知識森林的一棵樹

總結:每張行動卡片是學習記錄,每個專案頁面是你的知識庫

PAI 個人知識管理系統 資料庫結構 1

▍主要系統(專案+行動)

  1. 以「專案執行」為核心流程,讓你的精力回到你的行動與問題解決上,而不是被外部資訊拉著跑。
  2. 將「知識萃取框架」整合到專案頁面、行動卡片上,幫助自己在任務執行、階段復盤的過程中,持續萃取、還原屬於自己的知識和經驗方法。
  3. 定期回顧專案頁面,每一張行動卡片是你的問題與學習點記錄,每一個專案頁面是你的作品集和知識庫。

▍輔助系統(外部資訊收藏)

  1. 透過跟專案關聯,讓我們有意識地去收藏外部內容,收藏是為了幫助自身達成某個目標,做為行動的參考指南。
  2. 行動與收藏的資料庫佔比為 2:1,大幅度減少資料庫的數量,減少跳轉和迷路。
  3. 將收藏的內容透過「知識森林狀態」,持續轉為行動卡片,有一些卡片筆記術 + 漸進式總結的味道
PAI 與 PARA 比較表格 1

🎁 我將這套 PAI 知識管理系統 Notion 模版提供給你啦!

我希望能把這套方法分享出來,幫助所有以「行動」來累積個人知識和專業的實踐者。

如果你覺得這套系統和模版對你有幫助,也請你幫我分享這篇文章,讓更多人看見、一起進步 🙌🏼。

除此之外,我也將 PAI 知識管理工作流 和 TTL 生產力日記整合,打造了我已經用了一年多的 LifeOS 人生管理系統,除了「日記會跟今日任務自動關聯」,讓我在寫日記時,能一眼看到今天完成的任務行動,不再需要跳轉和空想,也能用「自動化的週看板」來瞭解這一週的任務安排,方便我做工作管理。

人生管理系統模版封面圖 2
🔗 點擊前往Notion 模版商店

Notion 訓練營學員無須購買,第四週的課程中會有完整教學)

💬 如果你想要更完整的瞭解這套系統的教學和使用,歡迎參加「Notion 線上實戰訓練營」,我會在每一屆分享我當下的最新版本與用法,優化了什麼,為什麼這樣調整,還有專屬助教給你的作業練習點評回饋,以及課後社群問到飽,幫助你從 0 到 1 掌握 Notion,打造屬於自己的工作和生活管理系統。


▍補充延伸閱讀:

  1. 2023.10.12 新增的讀者問答,補充內文中省略掉的一些脈絡:
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