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Notion 好用嗎?我用 Notion 做些什麼?哪些不適合?進階應用與玩法

Notion 可以做到什麼

今天這主題,是我放在草稿匣裡,塵封許久的一篇。

2017 年,我認識到 Notion 這款筆記工具,但那時候這款工具並沒有融入我的工作與生活,畢竟那時候 Notion 還沒「借鑒」Airtable 的 database,功能沒有這麼全面,讀取速度又慢,充其量真的只是款筆記工具而已;不過一直到 2021 年,當我在準備復盤訓練營的時候,我開始把自己的任務和日記管理都建置在 Notion 上面,真正發現這款工具的自由度和潛力,非常的 lifehacking,之後又因為有籌備《Notion 實戰課程》的磨練,我已經形成了一套穩定使用 Notion 的方法。

因為 Notion 的線上課程上線至今半年多了,我卻還沒有寫過一篇文來分享「我到底用 Notion 做了什麼?哪些不用 Notion?」今天透過這一篇,來簡單揭露一下我是怎麼使用的,以及 Notion 的邊界到底在哪吧! 😎

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我用 Notion 做些什麼?

Notion 對我的價值在於「組織」和「展示」,並不是大多數人說的「筆記」用途而已。這兩個特性讓我可以很簡易的做到「複雜資料的整理」和「專案項目的公開展示」。

基於這兩種應用,我可以做到「個人資料庫」和「個人主頁」:

一、數位應用、科技產品的收藏

【數位應用的收藏清單】:因為太常被人問:「雷蒙你有沒有推薦的截圖軟體?」、「如果我要跳到 Mac,有沒有什麼必裝的工具?」……等。為了不用每一次都要重複回答,我把我正在使用的全列出來,除了讓我更方便直接去發給有疑問的人,還能讓他看到其他他本來沒注意到是個問題,意外發現的好工具,更還能提醒我自己要幫這些應用工具寫教學文,讓廠商找上門合作。

(沒錯…我有一堆都還沒寫 😅,這是 2022 年的計劃之一哈!請期待一下!)

當然,在整理的過程裡,也是幫助自己反思,這些工具是必要的嗎?有哪些可以有更好的替代品?

二、軟體訂閱清單

【軟體訂閱清單】:除了組織整理和公開展示之外,也能透過資料庫的計算和公式功能,讓我知道我在訂閱制的服務裡花了多少錢、這個月有哪些要扣款,甚至是綁定哪張信用卡……等。

同理,這個也能幫助你做信用卡管理(我們訓練營的庾琁助教有做過一個系統,他有公開在學員作品集系統

這種就是進階一些的應用,因為 Notion 除了區塊的設計,所以可以在一個頁面裡有「資料庫區塊」搭配著不同的區塊(文字和多媒體),還能在同個頁面上呈現同一個資料庫的不同檢視方式(截圖中就是同一個資料庫,上方是清單檢視 List View,下方是表格檢視 Table View

這就是 Notion 有別於 Airtable 在組織和展示上更強大的地方,雖然計算和統計上不如 Airtable 的多元,但這時代的生存之道正是盡可能強化自己的長版,讓自己在某個特定應用能被需要就非常足夠了,而不是當一個什麼都能做,但都做不太好的產品(人也是)。

這邊我想另外點出一個重點特性,因為 Notion 只要透過一個按鈕(Share to Web),就能將這個頁面變成公開瀏覽。正是因為 Notion 的頁面特別地易於分享,這會讓我在做資料整理時,已經習慣盡可能以「以讀者的角度」去思考整理和組織內容的方法,而不只是用自己的看法去整理內容。

就像你家的客廳永遠都會比你的私人房間還要乾淨有條理,因為你知道客廳會有客人來,房間沒人來看所以我自己知道東西放哪爽就好。然而,如果當我們習慣把所有的東西都用讀者的角度去思考設計,甚至寫出使用流程和說明,就會連帶升級你的思路邏輯,也會讓你的作品和講出來的話更吸引人——這也是我越使用 Notion 之後,潛移默化中帶給我正面影響的部分。

三、個人主頁、簡易網站

✅【個人主頁(雷蒙的數字小島)】:這個 Notion 頁面其實是我一開始為了籌備 Notion 課程,想說試試看 Notion 到底能做到什麼地步,能不能真的實現 no-code 就做出挺不錯的個人網站,後來還真的實現了挺有模有樣的個人主頁:

這個「個人主頁」,基本上是整合 Notion 所有功能於一身的作品了。(我預計農曆年還會來個翻新優化)。

不過,在我做 Notion 教學後,看過很多人說:「Notion 是一個超過筆記工具、社群媒體和部落格網站的存在,因為除了能記錄內容,分享各種多元的素材媒介,還能保存、搜尋,甚至非常簡單的發佈分享。」

只不過我對於這樣的形容,只認同一半。

因為 Notion 在 SEO(關鍵字搜尋)上的能力還是偏弱,不像正統你用 WordPress 來架一個網站可以養起來。所以 Notion 確實是個超越筆記工具,但如果你要長期養關鍵字還是建議你自己擁有一個正規的網站,這才是長久之道。Notion 適合做為簡易版的入口網頁,例如我們雷蒙三十的品牌 Salekits 就是透過 Notion 製作的,因為製作效率跟維護成本比起 WordPress 這種網站低太多了。

四、外部合作提案頁面

✅【智能工作宅合作企劃】:以往做 Saleskit 可能是透過簡報輸出成 PDF,但現在用 Notion 頁面製作除了能更快速,用最少的時間達到豐富,甚至符合我們自己的品牌特色的銷售簡報。

下面是我們 2022 年的主要計劃之一,目前還在完善中。如果你有認識合適的廠商,歡迎推薦給我們哈!🙌🏼

五、多人專案合作

✅【Notion 課程&訓練營】:無論是線上課程的籌劃、內容文稿的撰寫還有字幕和募資影片的外包,又或者是訓練營的教學團隊溝通共事,全部都是透過 Notion「全遠距協作」。

在執行這些專案計劃時,我們幾乎是沒有見過一次實體會議的,都是靠 Notion 做檔案管理、任務追蹤,以及用文檔做非同步溝通。這是因為 Notion 的協作功能特別強大,無論是針對區塊的評論和頁面歷史,都能讓團隊成員以最大程度的同步資訊和聚焦討論。

生活黑客研究院
Notion 訓練營|教學團隊管理後台

當然不只是以上的應用,我的日記、品牌的年度目標和量化指標、專案管理,還有知識庫,目前都是建立在 Notion 上管理的,甚至我們這次裝修智能宅的一切記錄都是在 Notion 上,未來有機會再陸續和你分享。 🚀


我不用 Notion 做什麼?

雖然 Notion 在官方的宣傳標語是「All-IN-One-Workspace」,但有幾個場景我不會選擇用 Notion 的。

  1. 不做密碼記錄:除了安全性之外,我也很看重便利。專業的密碼工具能在你輸入密碼時直接透過瀏覽器插件幫你輸入,甚至在註冊時,自動產生強密碼和兩階段驗證。為什麼要用慢吞吞,又要開很多層的 Notion?(我是用 1Password
  2. 不做收支管理:我的銀行帳號 + 信用卡 + 基金證券至少有超過 10 處,每一次都打開 Notion 來記錄實在累死,而且 Notion 的計算統計功能也沒這麼完善,所以還是交給專業的記帳工具吧。(我是用 MoneyBook
  3. 不做零碎想法記錄:我在課程裡說快,越是零碎的想法,越要捕捉的快!所以透過蘋果內建的提醒事項獲備忘錄才是最快的解決方案,透過 Apple Watch 抬起來:「幫我記下…」,才是最快速的,回到家有空的時候再把這些零碎想法重新看過,更完整地記錄在 Notion 裡才是我的作法。
  4. 不做自動化的資料庫:Notion API 雖然出了,但還是沒有 Airtable 支援的成熟和精細,所以如果要自動化,例如訂閱《生活黑客之路》後,填寫註冊表單後,能直接把訂閱者的資料加入我的會員系統資料庫,我選擇用 Airtable 而不是 Notion。

以上不用 Notion 的共同原則是:有其他更便利的替代品和該任務獨立性夠高。

如果這個需求是可以獨立運作的,而且有更便利的方式,那就不需要用到 Notion 的特性——組織和展示。所以若有更低成本、更有效地達到目的和需求,我們不要硬去用 Notion,反而苦了自己。

最後,還是講講我的工具觀的第一條原則:「比工具更重要的是方法」

好的工具是用出來的,切忌一直換換換,因為要用好一個工具需要你夠清楚自己的需求和目標,甚至有一套能持續運轉的方法論,工具只是承載方法論的載體。雖然我一直推廣數位工具,但哪怕你後來發現,紙和筆才是最能讓你沉浸,讓你最有想法和專注的工具,那也是好工具。

像是我們的訂閱會員赤木,明明是一位每天接觸電腦的工程師,但他說:

「我現在反而回歸到紙本手寫的純粹,子彈筆記用這個方式來實作,
每天都有機會讓自己拿起筆,重溫在紙張書寫那種悸動。」

這樣不是也很好嗎?別忘記自己是為什麼出發的,釐清自己的需求,發展出一套適合自己的方法論,工具用得趁手更重要。

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侯智薰 雷蒙 大頭照 800 podcast

侯智薰(雷蒙)

💻 生活黑客・一人公司實踐者
分享高效數位工作術、品質生活方法,幫助個體加速發展,讓每個人從工具中獲得力量,提升生活掌握感。
30 歲前的目標:和老婆全世界數位遊牧、打造智能科技宅。

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