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我是侯智薰,右手寫作、左手 Podcast,貫徹生活黑客的個體優化思維,實踐一人公司和數位遊牧的生活模式;我在這分享高品質的數位生活方法,升級你的工作效率,提升生活的品質。

【中文介紹】史上最強大的雲端資料庫 Airtable,不只是試算表與表格,教你如何用於專案管理、CRM、產品開發!

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【中文介紹】史上最強大的雲端資料庫 Airtable,不只是試算表與表格,教你如何用於專案管理、CRM、產品開發!

從微軟到 Google,試算表的演進

1985 年微軟發佈了辦公軟體應用的三本柱(Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint);2006 年隨著網路普及,谷歌推出了 G Suite 雲端生產力工具(Google Docs, Sheets, Slides)就是把微軟的三本柱雲端化(Web App),可以即時同步,線上多人協作,但本質上沒有太大改變。

【中文介紹】史上最強大的雲端資料庫 Airtable,不只是試算表與表格,教你如何用於專案管理、CRM、產品開發!

我也是從微軟的 Office 套件用到 Google 雲端生產力工具的人,但直到 2015 年我發現了 Airtable,我才感受什麼是資料庫的應用工具。

Execel 和 Google Sheet 通常稱為試算表,可見其特點在於試算與統計,講到統計,還是必須叫 Excel 一聲爸爸;但 Airtable 則是做為資料庫,是多個試算表的集合體,也是管理專案的最佳工具,在「應用場景」下,AIrtable 絕對是堪稱第一。

AirtableExcelGoogle Sheet
產品類型雲端資料庫試算表雲端試算表
中文介面
特殊檢視(行事曆、看板)
跨專案連結
方便上手中等
API 自動串連其他應用付費版本
自由度與彈性

先題外話講一下,Notion 為人愛戴的表格/看板 UI,我認為完全是抄 Airtable 的(但抄得好啊!)。整個介面跟用法幾乎一樣,所以 Airtable 可以說是 Notion 的推手跟祖宗了。還記得 2018 年,Notion 更新這功能時,我興喜若狂啊哈哈哈哈哈,當區塊型(Block)筆記遇上雲端資料庫,讓筆記進入了「完全體」,但這我之後再開一系列來寫。

身為一個整理狂人,不希望把腦袋拿來記東西的你,必須了解如何運用 Airtable

Airtable 可以解決什麼問題?

Airtable 替我解決了文章數據資料庫(用於分析每個文章的數據表現,找出優化方向)、各類型的 CRM 資料庫(課程&學員、社群用戶、實習生的申請)、或者是產品開發的 RoadMap。

先展示給你三個,我自己運用過的使用情境:

Medium 文章數據資料庫
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這是我 2018 年的 Medium 文章數據資料庫

因為 Medium 的後台很難用,所以自幹了一個。

我把 Medium 的文章數據串進來,讓我可以同種「文章類別」來比較,怎麼樣的關鍵字的自然流量(Organic Search)高,來找出未來寫作的迭代和驗證方向。

除了數據分析,還能作為我文章的發佈排程表(日曆與看板檢視),或者加上自定義的欄位(例如:寫作風格、內容長短⋯⋯等),你可以用各種因子來分析自己的內容作品,找到屬於自己最有效、最有優勢的關鍵字標籤、寫作方式和內容呈現。

雷蒙三十社群用戶資料庫
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Airtable for CRM(客戶關係)的應用

這是我們雷蒙三十社群成員資料庫,由於新朋友加入社團時,我們有一個「挺豐富」的表單要填寫。(入群時門檻設立高是好事,畢竟我是要走會員/名單經營,願意投入的才是蒙友。)

之後我可以在這資料庫裡,透過不同的檢視、篩選方式,快速找到我當下「有所需求」的成員。

例如,根據「行業別」「地區」,來做課程與服務上的「再行銷」,或者根據「專業能力」、「所屬公司」來媒合人才⋯⋯等等。

產品項目 RoadMap
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產品經理的需求看板表

這是我之前在 Keep 的產品團隊,負責開發一個功能的時候,讓團隊協作用的「需求資料庫」

進行灰度測試前,我們要先收集公司的內測反饋,於是建立一個 Airtable 表單,把公司同仁的需求反饋輸入到 Airtable 裡,透過一系列算法做資料梳理,最終產出我們的「功能需求列表」。

產品團隊再根據這些反饋、用戶調研與資源配置,做最後的目標設定和與開發同學協作用專案看板。

Airtable 官方的範例

如果你從我的 Airtable 使用場景中,沒找到自己日常工作生活中的應用,沒關係,因為 Airtable 能做的更多、更多。

他們的官方網站上,提供了非常多「範例」,無論是官方自製的,還是全世界用戶上傳分享的(User Generated Content)。

不得不說,Airtable 的社區(Community)做的超級好,如果你英文閱讀還行的話,你會發現他們的用戶除了積極分享之外,品質也非常高。官方一開始的品質管理做得好,營造了一個正向的氛圍,所以基本上你如果有問題發在 Community 上面,都會有人在一兩天內回應你。

除此之外,他們的用戶案例範本(Universe),完全補齊了官方自製涵蓋不到的非常具體的應用場景,也省了官方的很多成本於資源,可以說是用戶參與品牌的典範之一了。

我簡單列出,大家可能會應用到 Airtable 的場景,都能找得到範本:

  1. 餐廳菜單:輸入餐點照片、價格、評價⋯⋯等資料;再配合 Page Designer 直接做成線上菜單
  2. 旅行清單:把景點、餐廳表、行程規劃,整合成一個彼此串連的待辦清單。
  3. 客戶管理:列出每個客戶的資料,搭配甘特圖、看板檢視,確認客戶案子的處理狀態。
  4. 書籍收藏清單:除了根據作者、書名、摘要、評價、閱讀狀態等資料,還可以結合表單,邀請你的朋友也把他的好書分享近來,線上協作討論。
  5. 結婚計畫表:規劃婚禮行程、餐廳清單、婚紗攝影計畫⋯⋯等的整合資料庫;可以輸出成線上網頁、寄送客製化 Email⋯⋯等多用途應用
Template(官方)
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Airtable 官方範本
Universe(用戶案例)
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Airtable Universe(官方收藏全世界用戶的使用案例)
Gantt(甘特圖)
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SendGrid(批次客製化郵件)
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Airtable 的強大我實在無法用一篇就講完。

Airtable 中文介面教學

所以我只能先做個簡單的使用介面介紹:

Airtable 介面的中文介紹
Airtable 介面的中文介紹,抓住圖上的幾個核心就差不多了。

我認為我不應該去寫一個 5000 多字的長篇文章,一次性介紹各種用法,這樣挺噁的。我要做的是根據應用場景,提出我的解決方案,一篇提一種單點擊破就好,

這篇就先當個基礎入門,讓你對這產品工具有興趣,我作為一個指南針,就非常開心了。

最後,Airtable 有給用戶一個「分享方案」,如果有人透過你的連結註冊加入 Airtable(無需付費無需綁卡),我就能獲得回饋金(10 USD),這個回饋金不能提現,只能升級付費會員。希望看到這邊的你,能用一分鐘點擊下面按鈕註冊,算是給我的一個支持與回饋,也讓你自己體驗一下這強大的工具。

後續我會靠著大家的行動和支持,然後推出更多精華有料的內容和大家分享的哈

另外,2020 年底前即將推出的付費電子報訂閱服務,將會把這些「解決方案」分享出來,因為我知道你需要的不只是單點的知識(免費的部落格文章是用來告訴你概念和知識),而付費的電子報服務,則是一個一個「用得上的系統模型」

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