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現代人都該學會的「非同步溝通」,找回工作專注的關鍵技術,不只是遠距工作者

如果你一天有 10 次專注時被打斷,表示有 4 小時的時間被偷走了。現代人的溝通模式:線上文檔協作先行,再來是非同步訊息、線上會議,最後才是通話和實體見面。​不要耍流氓,請當個文明的現代人,實踐「非同步溝通」,記得分享這篇文章給他看。​

📌目錄

💬 為什麼寫這篇文章?

今天延續這篇破千讚&分享的列點抒發,談談遠距工作的關鍵技術之一:「非同步溝通」。

為什麼身為一個文明的現代工作者,要懂「非同步溝通」的精神?怎麼練習和實踐「非同步溝通」?

手繪錦囊 非同步溝通:遠距工作和文明的現代人要懂的溝通精神

慣性錯位:把「同步溝通」習慣帶到「非同步溝通」的場景

我寫過一篇《3 種典型的學生思維,讓你無法成為專業工作者》,是在講「慣性錯位」,也就是很多學生畢了業,把學校裡那套「學習方法」拿到職場上,當然吃虧。

※ 慣性錯位:我們原先在 A 時空環境下會帶來好處的思維和習慣,換成了 B 時空環境反而會成為壞處。

不是說學生思維不好,而是放在了不正確的時空環境,讓本來正面的效果變成了反面。

「溝通」這件事也是如此 —— 因為我們人最直覺的溝通方式就是「同步溝通」。

這是我們的天性,當我們與人交流,就會想要同步感受到「對方的訊息」,即便對方沒有回話,但只要是一個表情、點頭,或者發出「嗯」的聲音,都會讓我們安心許多。

正因為在生活中,我們都是用「同步溝通」與周遭的人交流,所以自然而然就把這種習慣帶進工作場所。

因此傳統工作場所的溝通方法,無論是「會議」、「視訊」、「電話」和「即時訊息」(大部分用 LINE)都屬於「同步溝通」,讓我舉些場景,相信你一定遇過(或者自己有做過):

  • 你正在專注工作,突然收到一則來自主管的訊息:「小陳,在忙嗎?」於是你的專注被打斷,開始拿起手機回覆。
  • 和喜歡的對象用訊息聊著天,突然對方已讀不回,於是你不時就解鎖手機看有沒有出現通知,擔心自己是不是說了什麼不適當的話?不然怎麼回覆這麼慢?還是發生了什麼事?內心非常焦慮。
  • 你坐在辦公室中間,是同事移動必經之處。常常會有同事拍拍你的肩膀說:「我這邊有一個問題,可以幫我看看嗎?」、「我最近要團購 OOO,你要不要加入?」大概每 30 分鐘就有人打斷你的工作。

同步溝通雖然是一種「訊息偏差率」最小的溝通方式,能透過表情和聲線傳遞我們的細膩情感和情緒,但卻是最嚴重「破壞工作效率」的溝通方式。


🤯 你需要 23 分鐘,才能從「被中斷的工作中」恢復專注

同步溝通,意味著當一個人對你發出了訊息,你就要「即時回應」,不然同步就不成立了。而當你即時回應,就表示你此刻的專注力已經從本來正在做的事,轉移到這個人身上,原本的心流就被打斷了。

一個算式和你分享,你可以計算看看:

你一整天「被要求同步溝通」的次數 x 23 = 你工作中被浪費的分鐘數。

如果 10 次,就表示約有 4 小時原本可以高效專注,卻被偷走了。

「23」這個數字,是一位加州大學的信息學教授 Gloria Mark 做的研究 [1]。

Gloria 表示,當你的專注被中斷後,需要 23 分鐘才能回到原本的專注狀態。

這也是為什麼我建議你要開始練習「非同步溝通」,去打破原有的慣性錯位

善用網路和科技時代還給我們的專注(畢竟它們已經偷走了不少),前提是你有這意識,而且懂得運用數位工具

回想起以前的即時通和 MSN 時代,雖然叫做「即時通」,但當時我們使用電腦的習慣是「連續一段時間都處於上線或離線」。當我們離線、離開電腦的時候,就不會再被打擾,而是到下次打開電腦時再去回覆。

這種等待的美感,現在都被手機和社群媒體給毀了 😅。

⌛️ 應對策略:善用零碎時間做「非同步溝通」

我們要先認知到一件事,當人與人的聯繫已經被網路和科技改變,當任何人都能輕易地與你產生聯繫——對方打擾你的成本已經大幅降低。所以,我們都有義務為自己的注意力和時間資源,做好控制。

  • 當我們認為「沒有立即回覆」不是不禮貌;
  • 「已讀不回」只是對方正在忙碌,等等就會回覆,不需要一直發「在嗎?」;
  • 當我們懂得告訴對方,「有事直接說,不用等我在線再跟我說,我看到後會找時間回覆」的時候

你就是在實踐「非同步溝通」的精神

先給自己一個讚 👍🏼!

但如果對方真的過了好幾天都沒回,而且這件事情你認為「有時效性」也很重要,可能是對方真的漏掉(或不想回),我們可以再做後續的處理。

所以,怎麼練習非同步溝通?

  1. 每次與別人發訊息時,練習把訊息打完整。(別造成下圖的悲劇 😂)
  2. 與工作夥伴討論正事時,想想如何減少訊息的來回?例如,跟人約時間不要只有「現在?」,請提供多一些時間選項。(更聰明的工作者會用 Tidycal、Cal.com、Calendly 等線上行程工具。)​
  3. 怎麼減少會議的量?用即時同步的線上文檔先行協作(例如:Google Doc、Dropbox Paper、Notion 都行),說不定就解決問題不用開會了。再來是非同步訊息、線上會議,最後才是通話和實體見面。​
  4. 超過 4 人以上的團隊,最好選擇有訊息分流機制的溝通協作工具(Slack、JANDI、Discord 等)
  5. 為自己的組織引入規範,怎麼判斷哪些訊息應該「非同步」,哪些重大任務「需要同步」?會議前需準備什麼文檔?(舉個例:會議時只找需要透過發言來解決異議的人,以及跟後續行動相關的人來,其他人看文檔就好,不存在旁聽更高效這回事。)
  6. 告訴那些跟你說,看到(非緊急非重要)訊息要馬上回覆的人:「不要耍流氓,請當個文明的現代人,實踐『非同步溝通』。附上這篇文章連結給他。

實踐「非同步溝通」,把專注的自由度還給每個人,也是讓你的零碎時間用來回覆訊息、處理雜訊,而不是讓你真正該專注工作的時候,不斷被干擾。

非同步溝通 訊息例子

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🥊 本期知識點總結 / 行動思考題

  1. 因為科技加速了時代變化,生活中有越來越多慣性錯位。
  2. 我們要盡早察覺哪些習慣和思維已經不適用,加以破解改變它。
  3. 你需要 23 分鐘才能從被中斷的工作中恢復專注,所以降低干擾源是找回工作效能的必須作法。
  4. 實踐非同步溝通的精神,先從自身做起,再漸漸影響整個團隊。

💬 思考題:

你最近一次「同步溝通」和「非同步溝通」分別是什麼時候?你們團隊在遠距辦公的時期,有哪些增強溝通和協作效能的小技巧?
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※ 參考內容:

  1. 《Worker, Interrupted: The Cost of Task Switching》
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