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怎麼成為時間管理高手?別靠自制力,分享 2 個普通人都能會的方法

時間管理不是管理時間,而是能做好精力和任務管理。分享 3 個具體有效的小方法和我的真實經驗:一開始原則、目標明確拆分、增強專注。時間管理,絕對不是你做了多少事,把所有行程表塞的滿滿。那只是一種假象的充實,實際上是資源耗損,當時間的僕人。

📌目錄

💬 為什麼寫這篇文章?

7 月 16 日 Lifehacker Premium 會員限定直播策劃會裡,有會員提到當初加入訂閱服務是因為看到我寫了「生活黑客」的系列文,換句話說就是現代社會裡,經營個體的方法論——如何系統化地生活。

今天延續這篇文章:生活黑客怎麼破解時間系統?那些說要管理時間的都是騙子? 提到的「自控力」,我會先解構「時間管理」這個領域要做得好,該專注的兩個層面:行動和專注,也和你分享我的真實經驗與作法。

希望透過這一點簡單可操作的行為與思考,帶你初步升級自己,並開始小步嘗試出最適合自己的「生活模式」。

時間管理的迷思:不是靠「自制力」

很多人認為一個人很有生產力,往往會說:「他是個時間管理很好的人,非常自律、好有自制(控)能力哦。」

但這只說對了一半。

時間管理好的人,看似是「自控力」很好,但更底層的原因是,這些人懂得在「行動」和「專注」上有效調配運用:

  • 知道自己當下的任務是什麼,以及未來如何安排
  • 知道怎麼調用自己的專注力,在該耍廢的時候放鬆腦袋、動態休息

如果有上過〈Notion 實戰課程〉的朋友,會知道我常說:

「時間管理這個詞容易誤會,因為我們真正能掌握、該管理的不是時間,而是自己的任務(行動)和精力(專注)。」

‎時間管理文氏圖.‎001

所以接下來,我會分成下面兩部分來討論,看看什麼是我們能立刻用上的小方法和行動:

  • 「行動」(任務和習慣)
  • 「專注」(精力和放鬆)

🏃🏼‍♂️ 產生行動:一開始原則 + 目標明確拆分

很多人談到「行動」都會直接去想專案與任務管理,但那些都是「行動發生之後」的解決方案,在這之前,我們要先面對的難題是——怎麼讓自己開始行動?所以要先聊聊最平易近人的「建立習慣」。

一開始原則,是我用了五年以上的小方法:

如果有一件重要事,可能需要 3 個小時才能完成,所以你還沒開始做就覺得好麻煩,遲遲無法開始。

這個時候,請試著去告訴自己:

「我只要堅持做十分鐘,然後就可以休息了!」

為什麼要這樣想?我們要認知到「懶散」是天性,我們不是要抗拒天性,而是要懂得「利用」它

如果我們一直坐在椅子上,或者躺在床上想著行動,很容易會陷入一種「啊~好麻煩啊⋯」的窘境,然後就開始拖延了。

🌰 試著想想自己有沒有這種經驗:

  1. 在圖書館讀書時,本來沒有很想讀書,但是一開始讀了五~十分鐘後,接下來的二十分鐘就會進入一個世界好像只有你的空間,不容易被打擾與中斷?(寫考卷、玩填字遊戲時也是)
  2. 寒冷的冬天裡,本來想說穿上運動服跑個半圈就趕快回家洗熱水澡,結果踏上操場跑個一圈後,就不知不覺得跑完三圈、真的累了才回去休息。

這些真實體驗告訴我們,大多行為往往是「第一步起步行動」很困難,這跟物理學上的最大靜摩擦力一樣,我們一定要先施力超過那一個臨界值,物體才會移動,移動之後的動摩擦力就輕鬆許多了。

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靜止物體要開始移動時,比起已經在移動的狀態來說,需要更多的力。

所以說,有時候我們無法建立習慣,往往不是我們太笨、太懶、太沒有自制力,而是我們把事情想得太難,這種還沒發生的焦慮才是阻礙我們無法開始的主因。

一開始原則:「我只要堅持做十分鐘,然後就可以休息了!」

好,你現在已經知道「一開始原則」這個機制,知道要順應人性,接下來就是要「將行動目標明確化並且拆分」,盡可能找出這件事的最輕鬆的第一件事是什麼

我們人人都會喊目標,但是這個目標通常不夠具體,於是讓我們的腦袋一時無法反應到「該做的第一個行動是什麼」。

🌰 舉例來說,假設我們今天需要完成一份行銷企劃,那麼明確化並且拆分步驟就應該是:

  1. 再次向老闆或客戶,用文檔對齊這份企劃的需求、規範和時程
  2. 打開筆記工具和瀏覽器(或 ChatGPT),開始查找、研究目標單位的現況背景、產品定位和客群需求⋯⋯

請記得,在拆分行動時,「動詞」特別重要,專注在動詞與明確地完成點,才能讓你的大腦對於下一步行動有清晰的畫面。

再舉個運動的目標(運動真的是最平易近人的例子了 😅) 不能只光想著體脂肪要降低 5%,要有堅實的手臂、翹屁股、腹肌⋯⋯把達成這目標的行動明確拆分,讓你才好去使用「一開始原則」:

  1. 下班後先換上運動鞋,回家穿上放在房門口的運動裝;早上出門上班時,就把毛巾水壺運動包包放在門口先準備好
  2. 今天要訓練的部位與項目(請前一天就規劃好)……

你會發現,原本覺得「運動好麻煩」的困擾突然煙消雲散。因為當你到家的時候,你已經穿了運動鞋,去運動的包包(毛巾跟水壺)都準備好了,身體會很自然而然地,放下工作包包,換上運動衣後就能立刻起身運動,運動這事忽然變得方便簡單。

這就是工作流程優化的魅力

當我們熟悉了「一開始原則」,並且將「目標拆分明確化」後,你會發現未來很多行動,都默默地沒這麼難了,還會自然而然地融入到自己的生活模式之中。


🧑🏻‍💻 專注提升:你可以先靠想像力。

至於專注,可能有些人會用「番茄鐘」和「冥想」,但這 2 個方法我後面有機會再和你分享實際使用的經驗。

我先和你分享一個比較玄的方法:「想像未來的正向場景」。

這個方法也是一路以來,我個人看事情的角度,也是支持我一直持續行動、保持樂觀的態度。

我是普通人,家裡也沒礦沒爸媽的金援可靠,從小我就要為自己的學習負責、為生計擔憂,甚至我還傻得要命,一直往新事物去嘗試,明明我就沒什麼本錢失敗,卻要去發起自己想做的專案,組織團隊來幹一件沒人做過的事,然後把自己的僅有的時間、金錢都賭進去,和我熟一點的人常常覺得我有時候根本是瘋子。

不過回頭來看,我之所以能專注去做好手上的事,有一個根本機制是「我總是先相信自己能做到」,在腦中會有一個未來的正向場景和收穫,然後這個畫面會引領著我持續投入,讓我覺得花心力和時間幹這件事,是值得的,也能去享受其中的每一個失敗和小成功。

好聽一點叫自驅力,粗魯一點叫自虐

🌰 舉我在 2016 年開始在 Medium 平台寫作的故事,我一開始每天會花 5 小時閱讀&寫作,但辛辛苦苦產出的文章可能不到 100 個閱讀量,如果我每一次都受到這些數字的打擊,選擇不繼續寫作,那我就不可能在這邊寫字給你。

在當年的寫作和分享的過程裡,我會拆成兩個場景來看待:

  • 第一是如果閱讀的 100 人裡面,有 2-3 個人,會因為這篇文章,開始對自己的時間管理更有規劃,對自己的生活更有掌控感,進而找到適合自己的生活模式,那就足夠了。(所以我特別重視讀者的留言&回應,我一定會回)
  • 第二是即便真的很少人看,那也沒關係,我寫給自己讀,畢竟我相信自己在不斷輸出和分享的過程裡,能幫助我持續學習。(定期回頭看自己的文章,知道自己成長了多少)

這也像是我在 TEDxTKU 年會講的《分享的力量》「分享是散播熱情也是讓旁觀者助推你前行」;「透過分享才能讓我們了解不足,持續學習」。

👋🏼 最後,你有發現你已經實踐了「一開始原則」嗎?因為你不是看到標題就先收藏,然後 Never Read,而是選擇先看個幾段,看看自己有沒有共鳴,結果閱讀到了這裡,差不多享受了 5 分鐘的專注時光,對吧?

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【高效時間管理術】文章包,主要有什麼用?

  1. 解構你的時間運用
  2. 整頓你流失的時間
  3. 系統化重複的流程
  4. 解決最關鍵的任務
  5. 抓回自己時間自由

時間一旦流失,就不可能再回到過去,不像金錢還能賺回來。

12 篇文章內容,是基於行為和認知科學的前沿研究成果,以及我多年運用在自己工作和生活上的實驗結果,用簡單有效的文字和你分享背後的實踐技巧和反思。

12 篇文章是在講什麼?

🥊 總結 / 行動思考題

總結一下,今天我和你分享了:

  1. 時間管理好的人,看似是「自控力」很好,但更底層的原因是,這些人在「行動」和「專注」上能有效調配運用——知道自己當下的任務是什麼,以及未來如何安排;知道怎麼調用自己的專注力,在該耍廢的時候放鬆腦袋、動態休息。
  2. 一開始原則:先堅持做十分鐘,然後就可以休息了!
  3. 目標明確拆分:記得動詞和明確完成點。
  4. 增強專注?試著想像未來的正向場景

💬 思考題:

這一週裡,有什麼重要難以開始的事情,可以調用「一開始原則」&「目標拆分」來幫助自己先展開行動,持續推進呢?

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