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我是侯智薰,右手寫作、左手 Podcast,貫徹生活黑客的個體優化思維,實踐一人公司和數位遊牧的生活模式;我在這分享高品質的數位生活方法,升級你的工作效率,提升生活的品質。

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?

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《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?

「讀書會只是一個開始,我們歡迎你帶來自己的目標來提案,把個體小聚當一個支點,發揮槓桿。」— 雷蒙

在 2020 年倒數兩個月,雷蒙三十來到了溫暖的台南,舉辦第三次個體小聚,這次分享的書是《一流工作者都在用的工作清單!》除了書中的知識和個人經驗分享之外,也加上實作工作坊,讓參與者能在吸取分享內容後,能實際應用在下週制定的代辦清單中。

這次的個體小聚讀書會 #003 中總共有三個環節,分別是暖身遊戲、講者分享和最後的實作工作坊。

本文簡易記錄當天的活動內容,要得到完整體驗,你唯一能做的就是別錯過下一次的個體小聚讀書會

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?
多虧了辛苦的籌備團隊,才有今天精彩的活動呀!

暖身遊戲 :重要x緊急矩陣系統

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?

在這情境下,我們能透過「重要與緊急的矩陣系統」來區分事情的優先順序!也可以從遊戲中聽到別人的優先順序判斷方法,畢竟都參與活動了,聽聽各種不同的判斷方法才是價值所在。

也真的從中得知到一些挺「新奇」的判斷方法,價值觀百百種 XD

情境:週末有場讀書會要參加

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?

如果在週末有場讀書會想參加,但是你的家裡卻一團亂、還沒整理乾淨,這個時候你會把讀書會放在「象限系統」的第幾象限呢?

有的參與者認為讀書會該被放在不緊急、不重要的象限,畢竟如果連家務都沒處理好的話,怎麼該把這些時間拿去參與其他的活動(讀書會)呢?反而應該先把最基本的事項完成,否則就會本末導致了吧!

但也有另一些參與者提出了其他看法,當我們選擇去參與讀書會,也許就能學會使用代辦清單的心法(例如參加這場讀書會 XD),這樣一來,我們不就能瞭解如何選擇適合自己待辦清單,能有效率的完成更多代辦事項!所以在這個情況下,參與讀書會應該被放在重要、不緊急的象限!


三個判斷原則|效率、完成度、心態

體驗完互動遊戲後,由第一位分享者 Joyce 來解構書中的工具和知識點,怎麼制定「聰明工作者的待辦清單」!

「接下來,我想透過短短的 15 分鐘,與你分享我如何在大三同時完成兩項大型專案,又能在學業上拿到書券獎!」

「一份好的待辦清單是心態轉變、擁有生活主導權,而非被推著前進。同時,也能減輕大腦的記憶壓力。」

我們可以透過三個原則來判斷這是否是份「好的清單」!

Joyce 的分享中,詳細介紹了書中提及的十種代辦清單的使用方法,也分享自己平常是透過哪些「待辦清單」來規劃時間:

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?
Joyce 愛使用的待辦清單類別:看板法、3-MIT、搞定事情 GTD

找到、試出自己最適合的待辦清單方法

Joyce 分享她平常喜歡將「看板方法」、「3-MIT 方法」和「GTD」這三項代辦清單方法相結合。

透過,「看板方法」可以了解專案的執行進度如何?是否需要修正?

分享者過去就是用這套方法,管理申請實習的進度,將看板分為:履歷書審、第一次面試、第二次面試,如此一來,就能清楚明瞭申請實習的進行狀況!

「GTD」則可以將代辦事項加入「情境」的因素,也可以根據「重要性」為代辦事項進行劃分。

最重要的是,透過3-MIT 方法,可以規定自己一天一定要完成三件最重要的事!

分享了書中提到的各種待辦清單的方法後,Joyce 說:

「沒有最好的系統,只有最適合的!」

(確實,最適合別人的,不一定適合你呀!)

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?
現在是一名大四生,平時也有在經營自媒體的 Joyce

多專案與多人協作的待辦清單經驗

接下來,就由第二位分享者,目前在 Rainmaking Taiwan 擔任經理的筑菁,分享在企業內高壓的環境下如何使用待辦清單。

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?
在跨國加速器工作的筑菁

因為在跨國加速器工作的關係,筑菁經常要和世界500強的企業跨國協作,除了同時進行許多項專案、工作之外,甚至一天的工作行程橫跨了台北、高雄,經常讓自己累得喘不過氣!甚至忘了該如何好好休息。

不過,他在分享中提到:

「我們應該把休息也規劃進日程表中!」

不該是單單排滿了工作和學習的行程,而忘了留給自己休息的時間。

聽到這句話,也給了我一記當頭棒喝!確實,我們都忘卻了該如何休息、如何好好放假,甚至也常因未完成的待辦清單,挪移了原先可以休息的時間。就是為了追趕這個世界的更迭、深怕ㄧ停下來就會錯過什麼,而忘記該適時停下、靜觀身旁的風景。

放假是個好練習,別忘了把休閒活動排進清單裡

此外,筑菁也分享了一張「下班後的行程表」:

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?

在這張行程表中,特別將假日的空格放大,也是為了提醒大家,留給自己休息的空間。

我也會在規劃下週行程時,事先安排休閒活動的時段。

例如:每個禮拜五晚上就是我的電影時間、事先安排一週兩次的運動時間,讓自己在一週之間有短暫的休息時間。對於我們這種工作狂來說,如果沒有事先安排的話,這些時間常常就被我們忽略了。


實作|待辦清單建構&交流時間

聽完剛剛的分享後,大家則透過檢視、反思 ,用「新的清單系統」重新設計下週的待辦清單,讓知識不只是輸入到腦中,也能產出、應用到未來的生活中!

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?
要怎麼應用剛剛學到的待辦清單到下週行程呢?

抓出時間顆粒度,做為優先順序的準則

現在是成大電機系大二、成大創聯會的珮玉,也與大家分享他是如何規劃時間的!

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?
珮玉分享她如何優化下週的代辦清單~

首先,珮玉使用的是1+7+10的代辦清單法,除了為待辦事項設定截止日期之外,也將事情分成重要及不重要,並依照代辦事項的重要程度,賦予不同的時間顆粒度。

例如: 重要的事情以小時劃分 ,不重要則以分鐘劃分

人資的待辦清單:前後各拉一小時緩衝

另一位分享者是現在在義大集團擔任人資的咅燁!

《一流工作者都在用的待辦清單》個體小聚讀書會心得筆記:放假也要放進行程表?
咅燁與大家分享平時使用的便條紙清單法!

因為在工作中經常需要處理一些例行公事,所以咅燁他習慣先把事情記在便條紙、貼在電腦螢幕上不斷提醒自己,然後在上班時間的第一個小時列出今日的所有待辦事項,最後一小時完全投入在完成當日的瑣碎事項,把這些便利貼揉成紙球丟掉(很有快感的 XD)

雷蒙也在這環節有個小分享,談「休息的正確姿勢」。

我們現代人大多都是屬於「腦力勞動」,而不是「體力勞動」,所以找到「動態的休息」比起直接睡覺會讓你的注意力跟精神更好,不然很容易越睡越累,睡醒又發現一堆事情沒做完壓力很大。

雷蒙說他會在工作到一個段落時,做跟工作完全無關的事情放鬆腦袋,例如聽音樂、簡單運動,還是閱讀。

最後,在活動的總結階段,雷蒙又提到身為個人工作者的一個小撇步:「外包」。

我們可以試著將第四象限(緊急、不重要)的事情外包給他人完成,畢竟有些事情不一定得要自己做才行,如果你能以少量金錢,換取他人有效率地替你完成,製造雙贏局面,這才是商業的本質。


後記心得

時間管理對於成為自由工作者來說真的格外重要,重要的是,我們該如何使用待辦清單,並在眾多清單系統中,找到最適合自己的,讓我們未來的生活進行得更有效率,確實是我們可以該花點時間好好思考的!

▍其他參與者心得分享:

  1. 吳咅燁:「今天我試著結合了一些工作流程去拆解這件專案,我的產出看來複雜,但透過分享,對我自己來說,是一個交代,會越來越好的。與你們相遇,好像看到過去的自己,誰說南部沒資源,由我們創造。」
  2. 楊洪明:「當你真心想做一件事,會找到與你共同方向的一群人,我一直相信著,因此跨出這一步,透過讀書會,認識一群「超級個體」,共同學習與分享。」
  3. 簡妙珊:「雖然對這個主題本來就有自己一套的時間安排法,但參加後還是有一些新發現、有可以改進的地方!最開心的是終於見到雷蒙、柚子和蒙友們,看到有一群和你一樣有夢想的朋友一起扶持前進!」
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掰掰~
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