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我是侯智薰,右手寫作、左手 Podcast,貫徹生活黑客的個體優化思維,實踐一人公司和數位遊牧的生活模式;我在這分享高品質的數位生活方法,升級你的工作效率,提升生活的品質。

數字生活中,「立即回覆」是告訴別人你的時間沒那麼重要

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數字生活中,「立即回覆」是告訴別人你的時間沒那麼重要

今天我們先用 3 個場景,問問看你,有沒有發現生活習慣上的「錯位」:

  1. 和對方用訊息聊著,不到幾句,對方突然沒了回應,於是你看著手機等待通知,開始覺得對方是不是不在乎?不然怎麼回覆這麼慢?還是發生了什麼事?
  2. 手頭有工作、要事正在忙,突然收到一個訊息:「你現在在忙嗎?」你覺得應該簡單先回覆下,因為對方剛好在線上,不要讓對方等,這是一種禮貌與尊重。
  3. 在現實的辦公室中,有個你的工作夥伴前來問你:「我有一個提案,你覺得怎麼樣?」即便你真的再忙,你還是會停下手邊工作,抬頭聽他講,畢竟一邊打電腦一邊聽著他講實在太沒禮貌。

你有發現嗎?

網路數字生活裡的我們,常常會把現實生活中的「對話習慣」帶到網路世界的相處中,造成「錯位」,使我們的生活增加一堆困擾。

我們今天這則內容,是來破除這個迷思和傳統禮貌:

你應該立即回覆,不然就是不重視我或者這份工作。

熟人社會到陌生人社會

因為網路科技的出現,讓我們人與人的相處,從過往的熟人社會到了陌生人社會

過去我們爸媽那年代,就是屬於「熟人社會」,能同時間接觸到的人的量級,跟現在完全無法比擬。

因為物理空間裡頂多就一次十幾個人。因此人們習慣的「對話」,就是當有人提了個開頭,你就要接話,最後帶上一個有情分的微笑做個結尾,才是一個完整對話,因此你會常常聽到,「立即回覆」是種禮貌,見到人要打招呼。

但現在不一樣了,你看看你臉書、IG 等社群媒體上的好友數量,可能隨便都破千(我的臉書是好友 3,300,追蹤者 10,400),這些人不需要實體跟你見到面,他們就能一個訊息飛過來聯繫上你,過往的那套「對話慣例」,難道還適用嗎?

數字生活中,「立即回覆」是告訴別人你的時間沒那麼重要
直接用電話說,沒有比較方便
不要沒想好要彼此做什麼,就隨便打電話
也不要傳訊息卻只打了一個「在嗎?」
...這些都是現在跟過去很不一樣的「對話慣例」。

任何人都能輕易的聯繫到你,這造成的問題?

進入陌生人社會,當任何人都能輕易地與你產生聯繫,你需要認知到的是——對方打擾你的成本已經降低

所以,你有這個義務為自己的注意力和時間資源,做好控制。

你的注意力和時間,是由你來控制,而不是任由他人。

在這個基礎之上,如果你還是用過往那套對話慣例,那麼我相信你可能一整天裡,常常陷入時間跟注意力的焦慮狀態,為什麼事情都做不完?一直被各種打斷?時間很碎片化?

所以我常說,遠距工作的溝通,絕對是訓練「異步溝通」

因為這才是數字生活我們要調整、要練習的相處模式,不然每一封都立即回應,你不會有你自己的生活,你也順便告訴了對方:我的時間很廉價。

那些告訴你,收到訊息要馬上回覆的人,都是在耍流氓

我們現在講的「即時訊息」,是指當我發送出去不到一秒,就能即時送到對方的裝置上,但不是去「要求對方即時回覆」。

所以說,你可以即時查看,即時跟對方表示「收到了,我晚點回覆。」

而不是即時展開一場對話,這是數字時代的生活方式和禮貌。

(當然這前提是在「你能判斷這條訊息沒必要立刻處理回應」的大多數情況,如果是特別緊急的事情,對方應該會在訊息中直接表明,或者用電話更這種傳統的對話慣例來聯繫你。)


怎麼讓對方尊重你的時間?慢一些回覆

至於該怎麼處理那些低成本聯繫到你的訊息呢?我的作法是:

過濾通知→ GTD → 集中處理

1. 過濾通知

首先我在電腦上幾乎不會開即時通訊的應用通知,只在 Apple Watch 手錶上。

數字生活中,「立即回覆」是告訴別人你的時間沒那麼重要
或者可以直接打開勿擾模式專心工作,但這樣就連一些緊急的、需要你立即處理的訊息你也不會知道。

第一,我不希望在工作的時候,右上角一直彈出通知視窗打斷我的工作;第二,當我感受到震動時,我轉動一下我的手腕,就能看到通知。

通知過濾是指,我透過 Apple Watch 去快速判定,這通知要怎麼處理?
是略過(絕大部分的通知都可直接略過)、立刻回應還是到下一環節 GTD?

舉例來說,關於這事情「需要立即回覆」嗎?

我的判斷點有三:有時效性嗎?有協作問題嗎?會不會有來回對話?

  1. 時效性代表特緊急事件,我必須立刻回覆,否則就錯過。(情況極少)
  2. 協作問題代表如果我不給回應,對方會因為我這個關鍵節點,沒辦法做下去。比方:他要跟我拿一個圖檔,不然無法完成設計。
  3. 必須確認兩種情況都不會有對話產生,我一兩個訊息過去就結束,那我就會立即回覆。

如果一個訊息不滿足以上「需立即回覆」的三點,那麼就會進入下一個環節 GTD,這就是我的通知過濾。

2. GTD

(我有計劃未來會寫完整的 GTD 系列在我的付費內容訂閱裡,但現在依然要簡單挑出來說明一下)

不滿足上述三點,通常表示需要超過 2 分鐘以上時間才能處理的訊息,無論是需要思考還是會產生對話,那麼我就會進入 GTD(Get Thing Done)的收集環節。

用一組簡單關鍵字(人名 + 任務)直接打入我的待辦清單的收件匣,這一個動作大概花我 30 秒,然後立刻回到工作本身,先放著這些訊息不管,也不要已讀它:

無法立刻完成處理掉的,放入收件匣,待會處理
無法立刻回應又需要回覆的訊息,簡單備註放入收件匣,清空腦袋,待會處理

3. 集中處理

接著,等到我手頭正在處理的工作完成到一段落後,我會安排個 15 分鐘左右(視情況安排)的一大塊時間,來「集中處理」在收件匣裡頭的待回覆訊息。

集中處理分為兩種:立即處理、稍後處理(分類)

正因為我有了一大塊的時間,可以立即去處理那些會產生對話的訊息,以及需要思考才能回應的訊息。

至於如果有一些訊息真的無法現在回覆,也不急,那就告訴對方什麼時候之前回覆,然後把這個任務加上更多詳細描述,移到合適的待辦清單分類裡頭,這時我會將這個回覆訊息視為一個任務,擇日在做。


找回自己的節奏

身在一個數位科技蓬勃發展的時代裡,我們很幸運能有這麼多元的價值觀和朋友可以輕易接觸,但也很容易身陷焦慮,因為不僅內容,任何人都能輕易的聯繫上你。

這也是為什麼我一直在講,身為一個生活黑客要知道哪些事情是可控的,哪些事情不可控?透過可控的事情,去製造、展示邊界,找回自己生活的節奏感。

環境在變,我們約定成俗的「禮貌」也要有所變化——送出臉書好友前,記得發個訊息;發出訊息後,不要預設別人會馬上回覆,把資訊打完整,不要只說個「在嗎?」這是你的禮貌,也是給他的一個尊重。

不需要裝忙,更不要給別人你很容易聯繫的錯覺

總結一下,今天提到了一個數字時代下的「對話」錯位——

「立即回覆」是熟人社會的模式,現在的時空背景下,你總是立即回覆,就意味著你的時間邊界不清楚,你的時間並不重要。

怎麼讓對方尊重你的時間?

你可以參考我的作法「過濾通知 → GTD → 集中處理」,塑造你的時間邊界,這是我們的禮貌和尊重。

未來,我會陸續把我自己常用的一些方法和工具和你分享,能讓你在眾人裝忙、多數人瞎忙,一些人窮忙的時代裡,重新塑造自己要的生活模式。

祝福每一個在數字時代裡的我們,都能找到與人相處的舒服節奏。

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