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Notion 教學|進階技巧:資料庫模版應用與自動化篩選

Notion cover 資料庫自動連動.001

今天要分享的 Notion 進階技巧是:「怎麼讓大專案自動去抓關聯的小專案?」

我一直想不太到該怎麼用一個很酷的詞來形容這個應用,總之就是一個「資料庫的自動化應用」!


情境:GTD 的項目清單拆解成執行清單

在 Notion 實戰課程裡有完整教學 GTD(Getting Things Done)的理論模型,怎麼在 Notion 上應用,其中我用了「看板檢視」(Board View)讓 GTD 的清單一字排開做檢視:

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項目清單裡的是大專案(母項目),大項目裡包含著數個子行動

不過,在 1.0 版本中的 GTD 看板中,有一個問題是:

「怎麼自動化項目清單裡的勾選?讓我不必項目清單勾選一次,執行清單又勾選一次?」

CleanShot 2021 07 12 at 23.10.34

過去是在頁面內容裡透過勾選方框,但是每次完成一個執行清單裡的小行動時,就要回來勾選,這實在太麻煩,要一直頁面切換來切換去,有沒有更簡單、直觀和快速的作法?有。

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解法:運用 Page Template 的自身篩選

這個解法需要經過 3 個步驟:

  1. Page Template(資料庫裡的頁面模版)
  2. Linked Database(模版頁面內容,新增一個資料庫捷徑)
  3. Filter(把「所屬項目」篩選到當前模版頁面的資料庫捷徑)

※ 如果你不熟練 Notion 的原理(如:一個資料庫是多個頁面的集合),請你先看這篇基本原理快速教學

0)前置設定:資料庫關聯(Database Relation)應用

第零步驟,我們要先知道 Notion 的資料庫是可以做到「關聯自身」,這時候你會出現兩個選項:

  1. Create a new property(建立一個新的屬性):讓資料庫的頁面相互關聯;通常是使用在大專案小任務的情境下。
  2. Use the same property(使用同一個屬性):你不需要讓兩個頁面相互關聯,只是單向關聯,通常是用在「相關任務」。

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我們需要讓項目和行動相互關聯,所以選擇上面的。
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這樣母項目跟子任務就會彼此出現在頁面的屬性裡

1)自動化第一步:製作一個頁面模版(Page Template)

Notion 的自動化工作流,離不開幾個原理觀念:資料庫的頁面模版(Page Template)、頁面裡的區塊模版(Template button),再來就是 API 應用。

這裡的自動化應用,我們要用到資料庫的頁面模版,當你在資料庫裡的頁面內容為「空」時,你的頁面會出現淺灰色的提示字,這時候可以直接在這新增頁面模版(New template):

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除了這個方法之外,你也可以在資料庫右上角藍色的「New」按鈕點選下三角形,一樣可以新增該資料庫的頁面模版。

2)快速取用頁面資料:資料庫捷徑(Linked Database)

接下來,我們隨便幫這個模版取個名字(我真的就打「隨便取個名字」),在頁面內容新增一個資料庫捷徑(Linked database),然後搜尋你這個資料庫本身(我這個資料庫叫「雷蒙的 GTD(測試):

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把你現在的「這個資料庫」呼叫到你的頁面模版裡

這個時候 Notion 會把你這個資料庫直接捷徑過來,預設的檢視方式是 Table View,沒有含任何的篩選器,所以會出現一整排頁面資料。

3)自動化第二步:篩選到此模版本身(Filter)

最後這一步最魔幻,我們要建立一個篩選器(Filter),讓這個頁面模版裡的資料庫,只出現這個項目所關聯的子任務。該怎麼做到?

首先,你要先瞭解一個原理:Notion 的模版頁面使用後,該模版的名稱還是原本這頁面的名稱。也就是我剛剛打的「隨便取個名字」只是一個過場用,如果你原本的頁面名稱是「Notion 課程加餐」,在空白的內容下使用此頁面模版,我的頁面名稱依然是「Notion 課程加餐」。

如果技術一點的講法,要回到 Notion 的底層邏輯:「萬物皆為區塊」。正因為萬物皆為區塊,所以每一個區塊都有它的 ID(你可以想像是身份證字號)。當我們使用頁面模版後,它會自動把模版的 ID 換成使用這模版的頁面的 ID。

好,原理先講到這,如果你聽不太懂,先直接看操作,然後再回來細讀幾次吧。

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在這個捷徑資料庫上,新增一個篩選,選擇「所屬項目」是這個「頁面模版」

透過這個篩選,你就設計好了一個每次使用這模版頁面時,就會自動去抓取此資料庫裡,所有「所屬項目」為「當前頁面」的頁面資料

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Ta-Da!完成了。

當你能活用這個原理後,你就能在 Notion 裡自由的將大專案和小任務自動化的連動,直接找到你要對應的頁面資料,省下許多重複呼叫關聯,或者尋找頁面的動作和流程。

希望對你有所幫助。

(以上教學在 Notion 實戰課程裡有完整教學影片,加入我們才能看到 XD。)

💬 有什麼特殊需求和 Notion 應用技巧想要我拆解的嗎?歡迎你留言給我,一起交流。
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侯智薰(雷蒙)

💻 生活黑客・一人公司實踐者
分享高效數位工作術、品質生活方法,幫助個體加速發展,讓每個人從工具中獲得力量,提升生活掌握感。
30 歲前的目標:和老婆全世界數位遊牧、打造智能科技宅。

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