Notion 最近推出了不少 Game-changing 的新功能，首先是「Notion AI」能讓我們有別於 ChatGPT 要不斷來回複製貼上，可以直接在 Notion 裡，直接加工處理筆記（摘要、改寫、改語調），或者做到分析資料……等 AI 應用；接著「Notion Button」的出現，則是給了我們自由設計一個按鍵產生多個步驟的可能性，對於有固定工作項目的操作有著極大的幫助，可以做到一鍵自動化（我未來再拍一支影片介紹）！
而本文要和你分享的「Notion wiki」新功能，在字面上你可能會以為是「Notion 使用技巧的百科全書」，但實際上是能讓你更方便打造屬於個人或團隊的知識庫或專案管理文檔的新介面！
今天藉由撰寫【Notion 課程週報】的時刻，讓我分享我們 Notion 教學團隊的使用 Notion Wiki 的真實應用案例——線上訓練營品控手冊。
Notion Wiki（知識庫）功能是做什麼的？使用情境是？
用 Notion 的老手應該已經知道「Notion 的頁面管理邏輯」是「用資料庫來管理頁面」，因為資料庫不只可以做到「收納頁面」，還能篩選、排序，甚至做到不同資料庫之間的關聯。（
實戰課程單元 1-6）所以，如果我們要建立「知識庫」一定是要建立一個「資料庫」（Database）來管理各種零散的頁面。
於是，Notion 推出了 Wiki 功能，你可以透過點擊頁面右上角的「•••」選單，再點擊「Turn into wiki」，就能將 Page 變成 Wiki。成功轉換後，你會發現頁面好像沒啥變化，但仔細一看，最上面好像內嵌了資料庫的檢視（Home）可以點擊。
沒錯，所以 Wiki 功能就是幫你直接內嵌一個資料庫在頁面之中，置頂於整個頁面的最上面。
其實我猜 Notion 官方可能是發現，有一堆團隊在建立團隊知識庫時，不知道要用資料庫來管理，然後一堆頁面零散超難整理，用久了大家找不到東西就不用了。所以直接幫大家內置好，告訴使用者：「要管理文檔？請用 Wiki（資料庫）模式。」 😆
但我相信我們課程的同學們都知道，要管理大量文檔時應該用資料庫。
所以接下來我會拿我們的「線上訓練營品控手冊」和你分享，我們這個月怎麼用 Notion Wiki 將品控手冊大翻新，以及介紹 Notion Wiki 的關鍵功能（Owner、Verification、Search）。
一﹑品控手冊是什麼？
這本手冊，是從 2020 年迄今為止，整個生活黑客群島教學團隊對於「線上訓練營模式」的心法和方法論。
讓我直接截圖給你我們在手冊最一開始的說明：
另外提供其中一個頁面內容：
不過這本手冊在最一開始其實是建立在 Gitbook 上，因為我最喜歡 Gitbook 的閱讀體驗。左側有一個目錄大綱，可以直接點擊到特定頁面裡，所以我當時為了讓團隊閱讀方便、能快速找到自己想要的問題和知識，所以建置在 Gitbook，而不是 Notion。（希望 Notion 能盡早在 Wiki 模式中推出這功能 🙏）
不過後來隨著團隊人數越多，不可能只靠我一個人來編寫這手冊，應該讓負責某角色的夥伴自己來寫自己的 Know-how ＆工作流程 SOP。然而 Gitbook 若要開多人共編功能，需要 USD $6.7 每個人每個月，所以我們團隊如果 10 個人，那一年就要台幣 24,120 元，實在太貴，只好回歸到 Notion 😅。
下圖是第四版（2022 年）的品控手冊模樣，我們採用資料庫組織頁面，盡可能還原 Gitbook 的閱讀體驗，所以左側放著資料庫的「清單檢視」（List View）和「目錄大綱」（TOC），已經算是團隊知識庫的成熟型態：
但隨著人數和頁面數量增多，問題逐漸出現——
- 雖然有資料庫可以分派負責人，但當頁面數量變多，我們很容易忘記什麼時候該修訂哪一個頁面。
- 搜尋功能逐漸不堪使用，因為存放品控手冊的 Workspace 是跟訓練營一起的，所以關鍵字搜尋起來緩慢又不準確。
- 頁面內容越來越長，想要找「如何替學員開作業頁面」這個具體問題時，只能從「關於作業」的 5000 字頁面裡慢慢找執行方法，容易迷路和疲勞。
這時候，Notion Wiki 的出現，告訴我們是時候來藉由此功能來大翻新我們的手冊架構了！ 🪄
二、頁面編碼化（101、102、201…）、顏色區分章節
這個步驟不是 Notion Wiki 提供的功能，但當頁面最上方出現「表格檢視」時，我突發奇想：「是不是應該直接在標題上編碼化，然後透過排序（Sort）功能 + 頁面 ICON 的顏色就能有章節的閱讀體驗？」
加上要套用 Notion Wiki 的功能時，必須是在這個 Wiki 頁面下的頁面（不能是 Wiki > 資料庫 > 頁面），所以我們直接將原本的資料庫先拆開，將原本的冗長的內容拆成更細緻的標題，例如原本的：「關於作業的一切」拆成：
- 301 為什麼要有作業？
- 302 作業批改的時間點？
- 303 怎麼高效批改作業？要點、流程與框架
- 304 怎麼高效替學員新增作業頁面？……
這能讓教學團隊遇到某個具體問題時，能從外面的頁面標題就知道，他需要點開的是哪一個頁面。
三、分派 Owner＆設置 Verification
除了原本內置的 Owner（負責人）＆Verification（驗證）欄位外，我們還額外新增了一個「Tags」（分類）和「文字欄位」（待優化說明）。Tags 是有別於「頁面主題」的分類，是「什麼時候該看」的分類，因為使用手冊的時候，會有兩種維度：
- 主題總覽（例如新人加入時，需要從什麼順序來整體理解？）
- 營期執行（在特定時段該看什麼哪些頁面？）
這時候 Notion Wiki 的第一個特殊功能就出來了，我們可以分派頁面給負責的夥伴，並請他設置「Verification」，裡頭有 90、30、7 天到期提醒或者自訂提醒日，很適合需要「定期更新」的頁面，例如市場調查報告，或者我們差不多每 90 天會舉辦一次訓練營，所以就能再更新迭代一次「第一週學員上島的注意事項」。
四、Notion Wiki 沒說的功能／頁面上的細節
另外，你可能會發現，Notion Wiki 其實是結合了 Page & Database 的特性，你可能會說：「這不就是用 /Inline Database 就能做到的事情嗎？」
但有一個「隱藏關鍵功能」是，當你在這一個頁面按下 ⌘ cmd/ctrl + P，會預設只在這個 Wiki 內搜尋，而不是整個 Workspace 工作區，這點超方便，讓我們不用再滑鼠去點篩選設定！畢竟每一次都要去點擊篩選設定真的會煩躁到不行。而且一進入 Wiki 頁面時，除了最上面（1）可以選擇不同的檢視方式，更貼心的旁邊放了個（2）搜尋欄位，可以在這邊輸入關鍵字，也只會搜尋「這份 Wiki 裡」的內容（也就是說把 Wiki 視為一個 Workspace 來搜尋關鍵字），搜尋精準度直接上升好幾個檔次 🚀。
再來，也因為 Wiki 整合了頁面和資料庫的特性，所以可以從「頁面」出發，像上圖一樣有一個「入口導覽」，我們放了「品控手冊是幹嘛的？」、「怎麼使用我？」……等進入正式的知識文檔前，你需要知道的使用說明，非常像是一本書的「前言」。
你也可以從「資料庫」的角度去查看和維護管理，清楚看到每一個頁面的負責人、更新狀態和其他資訊。
如果你也有在 Notion 上建立個人或團隊的知識庫、SOP 手冊，或者進行一個專案，建議你可以開始把原有用資料庫管理的大量頁面，重新拆掉改成 Wiki 模式，體驗這種兼顧頁面和資料庫的新功能，也期待未來 Notion Wiki 有更多好用的功能推出，例如側邊欄！ 🙌🏼
總結
- Notion Wiki 結合了頁面的檢視彈性＆資料庫的頁面組織管理的優勢。
- 做頁面結構規劃時，可以使用「編碼化」、「頁面圖示顏色」來進行分組合管理
- Notion Wiki 內置的資料庫可以設置負責人（Owner）和驗證狀態（Verification）方便我們週期性更新文檔內容。
- 在 Wiki 內使用搜尋功能，只會搜尋到 Wiki 內頁面的內容，不會搜尋到整個工作區，讓結果更準確。
※ 想要獲得更多 Notion 最新功能＆應用案例消息？除了訂閱【Notion 主題週報】，建議你直接加入：
