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【Notion 優秀應用案例】個人圖書館|知識管理|Ruby – 訓練營作品心得

Ruby 將 Notion 訓練營中教授個人知識系統中的 PAI,融入了專案管理 與自己的工作流,運用在自己的閱讀筆記系統整理中。其中以自己的使用場景出發去設計資料庫的屬性欄位、調整內部模板的內容並記錄系統的工作流(workflow),都是個人知識系統的具體展現。

📌目錄

Notion 學員作品案例模版 Ruby Chen

一、優秀學員介紹

  • 暱稱:Ruby
  • 訓練營期數:第三屆
  • 總結:Ruby 將個人知識系統中的 PAI專案管理工作流 的概念,運用在自己的閱讀筆記系統整理中。其中以自己的使用場景出發去設計資料庫的屬性欄位、調整內部模板的內容並記錄系統的工作流(workflow),都是個人知識系統的具體展現。

二、Notion 作品展示

作品:個人閱讀筆記系統

Ruby(改造前) compressedRuby(封面圖片) compressed
左邊為 Before,右邊為 After,可以拖拉哦!

三、系統製作過程

主題思考階段

自己在工作以外利用很多的時間做自我學習和投入休閒娛樂,並使用 Notion 來記錄這些經歷還有筆記。這次分享的主題是其中一個場景-「圖書館」,也就是我的閱讀筆記系統,把平常閱讀過後的書籍在這裡做整理、筆記、最後產出完整的部落格心得。這個 Notion 頁面是幫助我從0(輸入:閱讀)到1(輸出:文章)的中間最重要的 0.5(第二大腦:閱讀筆記系統)。

草稿階段

前後改造關係圖 compressed
改造前後的系統關係圖對比

從改造前的截圖來看,一開始只是很單純把 Notion 當成表格在運用,當輸入數量增加之後便會不好查找,沒有特別整理的屬性也會顯得比較凌亂,更沒有動力去做整理或是反覆查看,失去了一開始做記錄的目的。

底層模板是參考網路上看到的設計,再根據自己的使用需求去做修改。參加完訓練營後,開始用資料庫(Database)的角度去檢視和調整,讓輸入的資訊不只是記錄,也能和既定的資料產生關聯,幫助思考。

由於自己是視覺型的學習者,利用這個特性把資料庫檢視方式換成畫廊檢視(Gallery),並且使用書籍的封面頁作為顯示在畫廊的內容。這樣排開會很像在逛書店或是圖書館那樣,不但可以快速瀏覽書封,也在每次使用系統都感到療癒。

Ruby Gallery compressed
使用畫廊檢視(Gallery),並設定封面頁(Page cover)為預覽模式,就能像逛自己的網路書店一樣

實踐之後的迭代優化

運用 Notion 訓練營中學到的資料庫設計,加上實際使用一年下來的經驗進行優化。

修飾資料庫的屬性欄位:依照自己的使用經驗而非模板提供的既定欄位去設計,例如加入連結其他資料庫的關聯屬性欄位(Relation)-在心得輸出欄位我會和撰寫文章的「草稿」資料庫做連結而不是直接貼上外部的部落格文章網址;作者欄位也是獨立連結到另外的「人物」資料庫,以利補充其他和作者相關但不是書本範疇的資料。不僅方便自己查找,也有助於在資料庫系統中的直觀思考。

Ruby(資料庫屬性) new color compressed
以自己的需求資料作為屬性欄位的設計

資料庫輸入的模板化設計:在每一個資料庫輸入(entry)都會直接套用設計好的內容模板「摘錄與問答」(template),讓整理閱讀筆記的輸出流程更一致。

Ruby(模板) compressed
每當要建立新的頁面,直接選擇模板套入

工作流的書寫和提示:運用在專案設計中的「工作流」概念(workflow),清楚為系統設下工作流程,也是給自己系統使用說明書的提醒。在頁面最上方我放置了閱讀進度的定義,還有「工作流更新」則是將研究如何從外部網站輸入畫線的流程也一併寫進來。只要寫下來,就能有清晰的思考和流程,以及幫助自己往後再迭代可以做得更精準有效率。

Ruby(工作流) compressed
為工作流程留下具體文字,提升每一次行動的效率

四、訓練營心得分享&評價

更完整的 Notion 線上訓練營心得

參加訓練營最珍貴的就是網狀學習還有作業思路了,一份作業可以看到 200+ 不同的解法,而每一份作業都會有兩份產出:作業本身和作業思路,記錄自己思考的流程。甚至有時候寫思路花的時間比作業還要多,但這個訓練思考的過程非常的寶貴,你能夠能清處看「看到自己的思考」,進而紀錄下來,成為持續迭代優化的最佳依據,等於是直接向過去的自己取經!

推薦你也來 Notion 訓練營體驗、鍛鍊這個強大的思考工具,幫助你優化日常的工作和生活流。

※ 更多關於 Ruby 的介紹:在高壓的香港工作,怎麼兼顧寫作、看展、跳舞?|數字生活圖鑑 #04 —— Ruby 專訪

第五屆 Notion 訓練營即將在 4/27 開營,如果你有興趣想要報名,歡迎在結帳輸入我的折扣碼【RUBY500】可以優惠 500 元,期待看到你的改變故事!

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