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我是侯智薰,右手寫作、左手 Podcast,貫徹生活黑客的個體優化思維,實踐一人公司和數位遊牧的生活模式;我在這分享高品質的數位生活方法,升級你的工作效率,提升生活的品質。

【影子實習生真心話】我怎麼參與雷蒙的工作?學到了什麼?

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【影子實習生真心話】我怎麼參與雷蒙的工作?學到了什麼?
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影子工作是什麼?

影子工作(Work Shadowing),是國外常見的人才訓練方式,又稱 Job Shadowing,常用於工作培訓、專業能力的訓練。

影子工作/實習的目標是讓學習者可以跟著被學習者的角色一起行動、思考、反應、生活,進而讓學習者對於被學習者的角色/生活/挑戰有更充分的認識與體驗。

我是魚鰭,聽到雷蒙說,今年底會招募第二屆的影子實習生(09/27 晚上公佈資訊),所以身為第一屆的冒險家(?)來寫個心得,希望對考慮參與計畫的人有所幫助。文字內容有限,對細節有興趣,歡迎再私訊了解更多XD

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迷人的混蛋 成功登大人,是一個成功大學每年都會舉辦的,幫助新生認識校園環境、人文歷史以及學校各項資源與服務的為期三天的迎新活動。其中,有一個環節是『校園講者』,活動內容是請校園各領域的佼佼者,把自己在大學所學的經歷透過演講的方式,跟學弟妹分享。 107年,是侯智薰在成大的最後一年,他帶著我們一起參加了最後一次的登大人演講。 _ 這個登大人演講因為是校內活動活動,所以沒有講師費,但有提供講者的午餐便當。當然,這樣的福利已經很棒了,畢竟校園活動金費本來就不多,能省則省。我們兩個助理是他多帶的,沒有我們的便當是理所當然的事情。 _ 但雷蒙卻開口,跟工作人員爭取我們兩位的午餐便當。看登大人工作人員面有難色,我們兩個助理除了不好意思之外,還害怕因為我倆的關係有損了他給人的觀感。 『哎…他怎麼都不為自己的形象想想呢?』我們偶爾會這樣抱怨。 _ 老實說,他不是摳門,我們也不缺錢吃便當。但他就是會去爭取,有成功的可能就做,對他來說有問有機會,那為什麼不問呢? 或許,對我們來說,對華人社會來說,這會造成他人的困擾。 但,只要拒絕,雷蒙也不會繼續要求,他只是提出他的需求,要不要滿足他,其實都沒差。
_ 在這裡,我們要跟登大人的工作人員說聲抱歉,他就是一個混蛋QQ 還有感謝你們多生出兩個便當,真是非常豪華而且好吃XD _ 一開始,魚肚我也很不能明白他的邏輯,直到我讀了這本書,才有點瞭解那是什麼樣的思維模式。 『迷人的混蛋贏得尊重,窩囊的好人忙求認同。』 _ 『會哭的孩子有奶吃。』 就是在講他啦! _ 其實老闆是個可愛的大男生,但在他人面前總表現的任性、嚴肅、難搞。(登大人的大家應該都有感受到吧XD)我問他怎麼不親切點呢?他說 「我只對愛我的人溫柔」 _ ps.下次,如果他再提出無理要求,拒絕他就好了,跟他這種人沒什麼好客氣的XD #影子murmur #侯智薰 #迷人的混蛋 #成功大學 #成功登大人

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之前這個 IG 是由影子實習生們所經營,現在則是柚智夫妻的主帳。之前的內容是種回憶和經驗,所以我們並沒有刪掉,讓這些內容一直保留到未來。

影子實習可能可以學到什麼?為我帶來的改變?

正如雷蒙一再強調的,學習是為了能夠應用在自己身上,而不是把腦袋塞滿不能用的知識,所以

「如何將(實習)收穫應用在現在的工作(生活)上?」

這個問題是我作為影子實習生時期,以及現在面對新的知識的做法,也是寫這篇文章的核心思想。

我們與雷蒙(當時)的工作,除了線下講座的支援外,其餘大部分都是遠距完成。

我們需要一起工作的時間不多,通常是獨立作業,並定期回報進度。過程中無固定工作時間,任務按時、按目標完成即可,屬於責任制。至於我們每週花了多少時間,也是自行計算回報,當時用 Trello 看板工具來計算酬勞。

回顧將近一年多的實習,我歸納出了三個,對自己改變最大,最有收穫的習慣跟大家分享:

  1. 文字表達能力(訓練相對精準、邏輯的表達能力)
  2. 生產力工具使用(生產力工具產品設計邏輯)
  3. 任務與時間管理(減少拖延症,但還是會有拖延症~~)

文字表達能力

我們的遠距實習,讓我了解什麼是「異步溝通」。

遇到問題時,要先試著搜尋,或者翻閱文檔有沒有答案,不能想到什麼就問什麼,如果冒然打電話給雷蒙還會被罵,說打擾到他 XD,所以我們就會被逼著「用文字表達問題」

對專注生產的人來說,一段完整思考的時間,非常珍貴。產出的過程被打斷,對他們損失很大,所以相對不這麼緊急的事件,以文字留言,讓他在特定時間處理,這就是種異步溝通,也能留下文字成為經驗,事後可搜尋。

文字表達能力對我帶來的改變?

文字回報一開始對我來說很困難,講電話 30 秒能解決事,非得用幾十分鐘思考如何以文字表達。但經過幾次練習,我發現文字表達能讓人再三思考問題,有時想著想著問題就解開了。

除此之外,在思考的過程中還可以對專案加深印象、更有架構的拆解問題,對我來說是十分重要的磨練。

我覺得也是從文字回報的訓練裡,開始掌握寫作脈絡,因而能寫比較長、有架構、讓人看得懂(?)的內容文章。我也發現,似乎表達是否完整,都與架構有密切關聯,總之,我覺得這個訓練可以用來釐清問題的脈絡,某方面我覺得也可以提升思考的速度。(寫作是個好習慣,除了幫助釐清邏輯,甚至能更了解自己,很感謝雷蒙的鼓勵讓我開始寫作)

如何將「文字表達能力」應用在現在的工作(生活)上?

現在工作上很多需要跨部門協作的內容,我覺得這段時間用「文字回報」的訓練對我有很大幫助,在一來一往的郵件中,寫得夠清楚就可以省去很多溝通成本,同時也可以作為軌跡,未來需要就隨時能夠查看。至於對於「自媒體寫作」的好處,我想應該不用多說 XD

【影子實習生真心話】我怎麼參與雷蒙的工作?學到了什麼?

數位生產力工具的運用

遠距工作中,幫助協作的生產力工具特別重要。就像他常說的:

「工具用的好,就是為自己賦能。」

而雷蒙也是靠協作軟體起家(?)所以被強制推銷了許多生產力工具。

除此之外,在實習時也被指派,測試多家生產力工具(雷蒙本來要出一本雲端工作術的工具書),因此又對生產力工具有更深的了解。(也發現了自己以前不知道的廣大市場)

使用生產力工具對我帶來的改變?

因為覺得好玩(測試軟體),我試著把自己的資料都無紙化,像雷蒙那樣歸檔自己的人生經歷(?)現在身上所有文件、作品、資訊,都被我放在雲端,需要的時候隨時都可以使用,非常方便。

推薦幾個,我到現在都還持續使用的生產力工具(雷蒙之後應該會寫文章介紹他自己的獨特用法吧哈):

  1. Xmind:心智圖軟體,可以用來寫筆記、思考簡報、文章表達架構。
  2. Airtable:DataBase,用來整理學生會幹部交接資料、計算個人學分數、電子化所有證書證照個人資料。
  3. Trello:任務管理工具,對需要長期完成的計畫會使用這個軟體,例如說花三個月寫完二十篇閱讀心得、或是一年考三張證照之類的。在與朋友協作時使用也很方便,例如出國旅行的行程安排。
  4. Notion:筆記軟體,用途多元,我之前把它拿來做每日個人目標追蹤的檢視工具,例如有喝 2000c.c 水就打勾,等等。
  5. Calendar:行事曆,用來安排工作行程,幾點到幾點做哪些事情,預計花多久時間完成。
  6. Apple Work、iCloud:剛好我得裝置都是蘋果產品,所以很方便使用蘋果生態系的雲端系統,現在只要在我筆電有的東西,手機、平板、手錶都可以直接下載使用,也能做簡單的更改。

簡而言之,學習生產力工具對我來說最大的改變就是,過去要找很久的資料,現在打開網路就能立刻取得。現在出門通常電子支付,消費紀錄直接導入記帳app,方便帳目管理。

如何將「數位生產力工具」應用在現在的工作(生活)上?

現在做的工作,剛好是協助某企業數位轉型,讓過去紙本內容全部無紙化之外,也要優化內部系統讓操作同仁使用更便利。

雖然現在自己還在專案的外圍,但優化使用者體驗類的工作,讓我感到很熟悉,也能實際參與需求訪談、提案會議,跟廠商討論內容等等。很難確實說出影子實習為我現在工作帶來具體的硬、軟實力,但我相信過去累積的經驗確實能讓我更快進入狀況,某些方面來說,我也是因為有影子實習,才能讓我取得現在這份工作職位,因此很感謝這份實習為我帶來的啟發與改變。


時間與任務管理

雷蒙的工作內容很廣泛,為了有效運用時間,他會透過行事曆軟體,安排好每天幾點到幾點要完成什麼,甚至連睡覺的時間都會加入行事曆中。一開始看到他這樣做覺得很有強迫症,但自己實行之後卻愛上這個方法,我覺得他可以降低自己的拖延症(雖然還是有拖延症),穩定朝著目標邁進。

【影子實習生真心話】我怎麼參與雷蒙的工作?學到了什麼?

後來我看到一本新書《OTPR 敏捷工作法》,也是採用這種方式做時間與任務管理,有興趣可以參考看看。

時間與任務管理為我帶來的改變

在這個管理方法中,要想辦法把手邊所有的工作都放進行事曆裡,並且預估它可能完成的時間。譬如週五要交的報告,可以在週一到週四都安排兩小時製作,每天只要按表操課,就可以減少事情做不完的焦慮了。

如果生活很單純,這個方法的效用可能就不高,但如果要做的事情很多樣,又有大量突發狀況,那麼這會是個管理生活的利器。阿滴跟志祺都有分享過相關影片,有興趣也可以去看看。

如何將「時間與任務管理」應用在現在的工作(生活)上?

我現在的工作內容不固定,而且有很多插單工作,忙一天都不知道自己在忙什麼。如果有效使用這個時間管理方法,當遇到上級指派新工作,就可以清楚知道目前工作進度,並與上級討論。

例如:上級突然要求完成C工作,就可以告訴他你正在進行他交派的A工作,哪一個工作更緊急?或許他覺得A比較急,我們就可以繼續手邊工作。

這時再問他,先前交派的B工作比較急還是C工作,他若覺得C比較急,再把B往後延即可。雖然計畫一定會改變,但如果能把它控制在最小程度變動,就能忙得更有意識,拿回工作主導權。


如果時間重來,我希望在實習中更精進什麼?

如果時間可以重來,我會希望用文字記下更多影子實習的種種,當作自身作品的累積。對現代人來說,因為網路,寫作能力幾乎就等於表達能力,勇於表達,可以為自己帶來很多志同道合的夥伴。

所以我會推薦第二屆的實習生,如果心有餘力,可以多產出內容,訓練自己的寫作能力,並與雷蒙切磋切磋,也記錄這段時間的收穫與思考,回頭來看,你會發現你的收穫是巨大的。

給第二屆影子實習生的祝福

我覺得雷蒙的影子實習,跟「一般企業」的實習很不一樣的特色是,他會根據每個實習生的長處、目標,去配合你們倆能雙贏綜效的合作方式,不會像大多數的傳統企業,要嘛是為了公司品牌,或者是主管面子私利為主。

首先你要有一個目標,但你其實不用特別侷限一定要學到什麼,因為最後能帶走的往往跟預想不太一樣。

現在雷蒙跟兩年前比又更升級了,相信跟著他一定能為自己的生活帶來更多色彩。

在實習的過程中,也遇到了很多優秀的年輕人(30y 內的有為青年們),雖然認識他們不等於自己也能變的那麼優秀,但至少在各種限時動態、臉書發文的轟炸(?)下,也會激發自己向上的力量。(會覺得優秀的人都特別努力,想要像他們一樣燃燒生命 XD)

回想起自己在這段時期,培養了很多不錯的「習慣」。雖然也花了不少雷蒙的錢 XD,但比起那個,我認為在我們這個階段,培養「好的習慣與思維」,才是能帶走長期對自己有用的。

也祝福第二屆影子實習生,能在這趟旅程中有所收穫~~!

符妤琪 2020.09.26


2018 年五月開始的影子實習計畫,當時的影子實習生們(3位)有一起開了一個方格子專欄(脫影而出),雖然文章篇數不多,但也附上在這篇文章,以此紀念那段日子。

【影子實習生真心話】我怎麼參與雷蒙的工作?學到了什麼?

第二屆的影子實習計畫

預計在 9/27 晚上在侯智薰的臉書公佈(建議打開「搶先看」,才不會漏掉通知哦)

【影子實習生真心話】我怎麼參與雷蒙的工作?學到了什麼?

可以先預告一下,這次的影子實習生的主要任務是:

雷蒙的【訂閱制內容服務】的所有面向
從 0.5 到 1 → 100

在內容上,協助雷蒙產出高品質的文章;在運營上,協助我們掌握各項數字,持續優化用戶路徑(Podcast → 網站 → 電子報)、CMS&CRM 系統;在行銷上,協助我們開拓外部合作的專案。

雖然說現在主要有柚子,協助雷蒙在社群和行銷上,但我們必須在找一位夥伴解放我的時間,讓我們的整個商業模式,從 0.5 在年底前到 1(潛在用戶到付費用戶的完整閉環)。

邀請你,跟我們夫妻倆,一起用行動,看看倆人公司和社群生態是怎麼打造的?

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