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職業講師是怎麼優化工作流程,讓單位邀約時舒服又高效?|數字生活圖鑑 #07 —— 鄭冠中專訪

冠中跟我年紀相仿,更重要的是有一個「活用數位工具」的生活習慣,不僅僅是在工作層面,生活品質上的改善優化也是很有自己的一套,而且他的寫作風格也是長文、精實派,讓我看了很過癮。讓我們直接來聽聽他的數字生活故事案例吧!👍

📌目錄

生活在網路科技時代,我們該關注的不是數位工具與科技產品本身,而是個人怎麼運用(或者抵抗)科技與數位的「生活方式」——這才是有血有肉地活在數字時代裡的生活黑客,而不是被困在數字系統裡。

透過這個專欄,我會邀請身旁認真生活的朋友、訂閱會員用文字進行採訪,把他們真實的故事案例寫下來給你參考,讓你與不同領域的生活黑客們連線同步,有意識地升級自己生活的掌握感。

現代人的數字生活圖鑑 #07

本篇原為「Lifehacker Premium」限定文章,目前為限時公開瀏覽

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07 精選圖片 1

今天的分享者,是我的一位講師朋友——鄭冠中,專業是簡報與資訊設計。

如果是比較早期的讀者,會知道我以前當講師的時候,一門主題課程也是「簡報」,但比起教學投影片工具功能本身,我更看重的是資訊整理、傳達呈現和溝通表達的邏輯,在大學時期以這主題講了超過百場,所以也認識不少同領域的講師。

而冠中是在這領域裡非常特別的講師,畢竟在講師圈通常大多是「年紀資深」的前輩,冠中除了跟我年紀相仿,更重要的是有一個「活用數位工具」的生活習慣,不僅僅是在工作層面,生活品質上的改善優化也是很有自己的一套,例如前陣子他也搬新家,搞了一整套的 Google Home 智能家庭系統(點此前往全文),而且他的寫作風格也是長文、精實派,讓我看了很過癮。

話不多說,讓我們直接來聽聽他的數字生活故事案例吧!👍


先介紹一下你自己,目前的生活和工作?

我是冠中,是位職業講師,專注在企業內訓與教學演講課程,主題以商業簡報技巧為主,目前累計 500 場授課經驗,這也意味著每個單位在課前都須經歷大量的溝通、討論、設計課程。

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外商美妝集團企業內訓|需大量消化總部同仁的工作日常,提供貼近對方的課程規劃

講師這職業類別,非常吃重個體戶提供的服務,較難假手他人,時間是稀缺的資源,我必須摸索出個人時間管理+客戶需求管理,透過科技數位來改善生活的品質,尤其是工作流上的優化,是個人品牌工作者與小型公司該去安排的方向。

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國際藥廠研討會講者|「工作」需常面向醫師等精英人士,也代表著「生活」上得把握時間吸收該產業知識&語言

是什麼時候開始研究 Notion 的?機遇是?

研究 Notion 是大約 2018 年底至 2019 年初,隨著課程邀約量的提升,我察覺到 3 個不對勁:

  1. 重複的事得一直做
    例如:老師請您提供課綱、自介、相片、課前準備物品…老師請問您報價多少、有沒有過往案例…
  2. 溝通渠道很不一致
    例如:A 單位用信箱、B 單位用 LINE@、C 單位用粉專、D 單位電話聯繫、E 單位用私人 LINE…
  3. 疲於更新服務資訊
    例如:原本用 Word 寫課綱,想改錯字、調整講師介紹得改好->另存 PDF -> 重寄給單位,若有 20 家單位得重複 20 次…

因此決定改用移動端、桌面端、網頁端皆能即時同步更新的 Notion 來當我工作流上的中流砥柱,除了一鍵網址分享以外,更能一層一層 Page 引導客戶解決「如何用最快、最舒服的方式來決策是否邀請到鄭老師」(Notion Page:鄭冠中老師完整資訊平台

多數邀約的負責人得回頭請示主管,或做「擬邀講師清單」,我這端直接用 Notion 做到完整,讓他方便將資訊 #轉傳,是我這幾年觀察到一項很細微、但很體貼對方的方法(甚至我看過要請主管開場介紹我,乾脆列印 Notion 一疊給主管方便致詞 XD)

你是怎麼察覺並優化改善工作流程的?

以「如何用最快、最舒服的方式來決策是否邀請到鄭老師?」為例:

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「圖解表達力」線上課程第四章摘錄1|拆解客戶困擾,提供合適解法,亦能解放自己的行政時間成本、提升效率
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「圖解表達力」線上課程第四章摘錄2|看懂局勢,才知道想達到的目標身後的關鍵要素是什麼(以此圖為例,關鍵在決策者願意同意)

傳送門:https://hahow.in/cr/2021mindmap

怎麼持續「有意識地」察覺有哪邊「不夠有效率」,我認為是「換角度」、「策略地經營」決策者的需求,不要光只是想自己,也要想到客戶;不要光只是習慣原先的作法,要常常思考怎麼更好:

  1. 腦袋構思欲達到的目的+目前的困難癥結點
    例如:課程空檔常常得簽收據、寫銀行帳號,但又得處理學員問題、休息上廁所,還得打開包包翻帳戶卡…不如預先將常見填寫資訊彙整到 Google Keep 方便查閱或複製貼上,甚至主動課前提供給對方,方便直接印出,省的自己寶貴的 10 分鐘休息不夠高效尋找合適的數位工具來解決以上問題。
  2. 用 XMind(心智圖工具)寫下來,拆解思緒和困擾
  3. 放置一兩天,洗澡或通勤放鬆時用不同心情看待是否有遺漏之處
  4. 尋找合適的數位工具來解決以上問題。

就像雷蒙常常說:「把自己當作一個產品打造」,就是說不要只是看自己本身的需求,而是把用戶的需求涵蓋進來,去思考持續進步的優化改善點。

如何將講師這工作提升為公司規模化運營,將教課這件事抽離,轉型成為經理人運營一家公司,並能將講課能獲得肯定的一些特質,能夠複製貼上給合作&旗下講師群,這是明年要解決的課題。

工作充實之餘,你怎麼維持你的生活品質?

  1. 運動 ( eg: 加入業餘棒球隊…)
  2. 看 YouTube 的非工作相關、偏生活的頻道 ( eg: 裝修、房地產、軟裝…)
  3. 與太太外出散心,無論用餐、逛街、開車繞繞,都是能在快節奏生活,找到一種愜意的歸屬感
  4. 在高鐵上聽《雷蒙三十》,激勵自己同個世代有人持續向前,隔天起床又是新的一天。(期待雷蒙明年回歸 Podcast 😆)

平時還會使用哪些應用/產品/工具?

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設備的添增在於為了讓外出講課性質工作能即時符合當下需求
  • herman miller aeron
  • Microsoft Laptop+Surface Pen
  • Mac Mini
  • Macbook Pro
  • Sony XM4
  • LOGI ERGO K860(在家工作)+LOGI K580(外出工作)
  • LOGI C930C
  • LOGI SPOTLIGHT
  • Microsoft 365
  • Notion
  • To-Do
  • XMind
  • Paper
  • Slido
  • Dropbox
  • Final Cut Pro
  • GA
  • Zoom
  • 蝸牛睡眠

過去一年內,哪個 3000 元以下的花費,對生活帶來最多正面影響?

有品質的 B 群,有體力才能面對人生挑戰。

  • Chocola BB Pure
  • 合利他命 EX PLUS 緩解疲勞強效錠

沒試過很多、不敢說是最好的,換言之試了才知道!(男女也不同)

沒吃撐不了 7 小時專注工作、容易疲倦,而吃了能讓下班回家搭高鐵時,還有體力可以處理事情。

有什麼與眾不同的習慣,或者朋友覺得很荒謬的愛好?

買一項物品,喜歡把市場上的各品牌全部研究看過再決定,例如試乘十幾家車廠後才決定要買哪台。

你怎麼看「生活黑客」(lifehacker)?或者「生活的掌握感」,對你來說代表著什麼?

「你想吃合菜,還是想單點菜色?」

前一代長輩比較喜歡「一套合菜」,甚至還會理所當然地說,餐廳都寫招牌了,我就選這個就好 ! 這場合就一定要點杯美麗果….

我認為「生活黑客」比較接近「單點菜色」,飲料用 UberEats 訂自己想要的飲品店

我們腦袋想的是那些是喜歡、合適、有幫助的選擇,不再只是滿意解,而是最佳解,因為我們可以看評論、查評測,我們接受訊息的管道不會只有單一,培養出的敏銳度,能可以清楚知道自己的需求

心態上,「生活黑客」更注重生活品質,是一群對日常中的新知,永保探索心態的族群

給追求更好生活品質的自由職業者,一些建議?

  1. 「有招牌菜,這家白手起家的餐廳才能經營起來」
    我們追求生活品質、熱愛學習、樣樣都想斜槓,但往往會有點三分鐘熱度,有新事物出來就撇下努力到一半的領域很可惜,嘗鮮未嘗不可,但持續深耕才是維持生活品質最核心的地基
  2. 「不以自由職業者為傲,因為往往會是框住自己的開始」
    我們喜歡以自己身為自由職業為榮,不用朝九晚五、可以不受許多限制,甚至還羨煞周圍的朋友,若心態是想「逃離一般職業」、「讓朋友粉絲羨慕我」的話,會有點可惜,我認為自由職業者只是一個起點、不是一輩子的身分,嚴格說起來只要你還要為客戶負責,都不算是「自由」,我們可以朝向的是,「除了有比以往更好的待遇品質,我能貢獻多少的影響力給這社會,並生活時刻熱愛當下、期待未來」

如果大家想要更了解你的話,可以在哪個平台或是網站找到你?


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