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我是侯智薰,右手寫作、左手 Podcast,實踐一人公司和數位遊牧的生活模式;分享高品質的數位生活方法,升級你的工作效率,提升生活品質。

Notion 教學|2 種方法重現 Evernote 的標籤功能,backlinks 和 資料庫關聯

Notion 標籤功能.001

很多人遇到 Notion 前,是使用 Evernote、印象筆記、OneNote 做為自己的筆記知識庫,這三個工具都有一個共同特色:「標籤邏輯」。然而,Notion 是以「區塊邏輯」做為底層的產品設計,所以常常讓原本習慣以標籤來分類的朋友們一時無法理解。

這一篇教學文,將完整地說明「標籤」該如何在 Notion 中實現,一共有兩種方法可以實現,分別是資料庫關聯(Relation)與反向連結(Backlinks)。我會先展示錯誤用法、正確作法,以及完整說明標籤功能背後的邏輯,讓你從頭到尾明白,為什麼要這樣做?對你未來的工作流程有什麼幫助?

※ 如果對 Notion 的區塊設計還不甚瞭解,建議你先閱讀「Notion 的基本結構:區塊邏輯」一文。


錯誤用法:資料庫的 Select 並不算完整標籤

我最近在我們 Notion 實戰課程的交流社團中被問到:「請問 Notion 裡該怎麼實現 Evernote 的標籤功能?

我發現很多同學認為標籤就是資料庫(Database)屬性欄位裡的單選(Select)和多選(Multi-select):

CleanShot 2021 08 04 at 01.32.54

雖然說我們可以透過篩選功能(Filter)做到篩選出特定分類的資料,做簡易分類非常好用,但如果當你資料和分類標籤一多,就變得要一直去設置篩選器與一堆檢視(Views),需要滑鼠來來回回點擊約十次,這樣效率實在太慢,不夠直覺。

而且這樣製作的標籤還有兩個問題:

  1. 無法快速雙向查找:我沒辦法點擊電腦玩物,然後看到所有和電腦玩物相關的內容。
  2. 無法把不在資料庫的頁面納入:不同資料庫可以用關聯(Relation),但如果不在資料庫裡的頁面就無法被分類標籤所涵蓋。

例如這個食譜資料庫:

食譜 Notion
圖片取自我們課程一位學員的食譜資料庫

雖然用多選標籤看起來挺美,但如果你現在想煮飯,發現冰箱裡有剩下很多「香菇」,你想要用最快的方式知道香菇可以煮出什麼料理,該怎麼辦?

正確用法 1:建立分類資料庫並關聯

與其去建立一堆檢視和篩選器然後尋找,如果我們能直接點擊「香菇標籤」,是不是快上許多:

CleanShot 2021 08 04 at 01.52.17

文章分類也是如此,如果你大量閱讀,蒐集了很多作者(或出版社、網站、種類)的不同文章,建議你用兩個資料庫,一個是內容資料庫,一個是分類資料庫,這樣未來尋找起來會更方便。

例如,我們 Notion 課程中,有製作一個常見問題資料庫,就是透過建立一個「分類資料庫」去關聯「問題內容資料庫」讓兩個資料庫可以雙向串接,找問題起來會更容易:

CleanShot 2021 08 04 at 09.46.01
Notion 實戰課程:教學手冊之常見問題資料庫

這個時候,你可能會問:

「如果我有很多頁面不屬於這個資料庫,想要套用一樣的標籤怎麼辦?」
「這樣只能把所有要套用分類的頁面都放進資料庫裡,或者用關聯資料庫?」

「不不不,這樣太繁雜太慢了。」

正確用法 2:提及一個標籤頁,透過反向連結查找

如果我們要跨資料庫&雙向使用標籤,需要透過反向連結(backlinks)的功能特性。

製作一個頁面(如:電腦玩物),然後在需要標籤的頁面@提及這個頁面,這樣一來這個頁面就是你的整個工作區的標籤了,不限於同個資料庫內:

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建立一個頁面作為標籤使用

※ 只有自己才看得到 bakclinks 的內容,所以透過這方法建立的標籤系統是給自己看的,別人看不到。


標籤功能的使用邏輯

雖然說 Notion 本身不支持標籤系統,因為它一開始就不希望大家用標籤,但我們如果理解標籤功能的背後邏輯,就能在 Notion 中重現:

為什麼 Notion 不原生支持標籤功能?

我不知道 Notion 團隊的真實設計想法,所以這部分我只能講講我的主觀看法。

瞭解一件事情為什麼不被採用,可以反過來思考標籤系統最被推崇的時期是在什麼時候?是當 Evernote 最被為人推廣後發生的。Evernote 當時被認為是第二大腦、強大的個人內容知識庫,搭配巢狀式的多層標籤系統,能做到很完整的「內容收藏」。

也就是 Evernote 在「存儲」這件事情上做到了極致,但當越來越多人收藏過量的知識和資訊後,會反過來發現:「好像都沒去打開來使用?」

沒有被運用的知識,對你來說只是無用資訊。

只能說 Evernote 在內容收藏這塊很強大,但之後的事情,Evernote 就有些力不從心了。

我自己的 Notion 目前作為任務專案管理工具、個人作品集展示,也幾乎沒用到標籤系統。因為我認為我也經歷過瘋狂收藏資訊的那過程,甚至覺得自己有收集癖 XD,但我現在很少在收集內容了,沒用標籤系統後我有更多時間去思考正在閱讀的內容跟我的相關性、怎麼產生行動和真正用上,而不是思考這該怎麼分類。

不過我還是有一些特定內容就真的是收藏展示,例如我的數字小島上的好物收藏區,目前也要考慮是否要建立一個「分類資料庫」,將數字小島上的不同資料庫加上一個統一的分類,或許未來查找時會更方便。


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侯智薰(雷蒙)

💻 生活黑客・一人公司實踐者
分享高效數位工作術、品質生活方法,幫助個體加速發展,讓每個人從工具中獲得力量,提升生活掌握感。
30 歲前的目標:和老婆全世界數位遊牧、打造智能科技宅。

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