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我是侯智薰,右手寫作、左手 Podcast,實踐一人公司和數位遊牧的生活模式;分享高品質的數位生活方法,升級你的工作效率,提升生活品質。

怎麼用 Notion 打造你的 OKR 目標管理系統?

怎麼用 Notion 打造你的 OKR 目標管理系統?

這一篇是 OKR 全方位解析系列文的最後一篇,和你分享完 OKR 的理論模型實際案例後,這一篇我會跟你分享,怎麼用數位工具(Notion)搭建一套自己的目標管理系統。

我會以我們雷蒙三十這麼品牌為例,我和我老婆目前也真的是靠這套系統協作著。


整個 Notion(OKR + GTD)系統概覽

下圖是我們整個目標管理(OKR)+ 任務管理(GTD)系統的樣子:

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點擊可放大

※ 關於 GTD 任務管理系統如何配和自身的需求搭建,你可以參與我們的 Notion 線上課程(點此瞭解大綱),裡面有詳細的教學。

量化指標(儀表版)區塊

我們分別來看看,整個系統的個別功能區塊配置:

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紅框是量化指標的資料庫,在網路業我們常說 Dashboard(儀表板),這是為了讓我們隨時知道今年的業務狀況的進度,有量化指標作為我們公司的營運北極星,這會讓你知道今年「至少要賺多少錢才不會餓死」,畢竟願景目標是建立在吃飽的前提下的 XD。

欸?第一篇不是說 OKR 不要用數字驅動嗎?

沒錯,所以這些量化數字是作為「整年度」的衡量指標,量化思維是為了可檢驗,不是我們的 OKR(用於增強協作、激勵和溝通)。

OKR 目標管理資料庫

我們的 OKR 則是在 Dashboard 的下方,是一個雙欄位結構,左側是 OKR 的 Objective 目標,右側是 Key Results 關鍵指標:

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因為我們公司就兩人,身兼「產品內容」和「社群運營」的管理者和執行者。

所以我們制定 OKR 的流程,是先一起拍版了今年的營運北極星指標後,再開始規劃我們各自負責部門的每一季度(三個月為一單位)的 OKR,我提出產品和網站的 OKR;我老婆提出社群和用戶參與面的 OKR。接著由執行者(一樣是我們倆人)一起討論,承接這個 O 和轉換這個 KR,最後再去串連我們的任務管理系統裡的執行任務。

所以整個目標管理系統的階層架構是:

Notion OKR3.003 3

Notion 系統的建設還有資料庫的關聯,這兩部分在課程中有詳細的步驟教學,文章就不細講了,我用一個目標來帶著大家走一遍 OKR 的流程。


簡易的 OKR 設定流程

還記得 O(目標)是回答什麼嗎?沒錯,是「為什麼」還有「是什麼」;為什麼我們要做?在這一個期間,我們的重點方向是做什麼?至於 KR(關鍵指標)則是回答「怎麼做」。

分享一個在 KR 上很好用的句構給你:「為了……所以……。」

所以一組「量化指標 → O → KR」是這樣的:

「北極星年度量化指標」:生活黑客之路訂閱服務人數 > 1,000 人

目標(O):為個體經營者造船、成為一人公司的指南針,讓訂戶得到用得上的經驗和方法論,並搭建舞台給訂戶,強化社群價值。

關鍵指標 1(KR1):為了利用社群壓力加速成長,建立 Notion 小島,將生活小記錄公開,也能讓訂戶看到我的更多面向和收藏。
關鍵指標 2(KR2):為了吸引更多人加入付費會員,規劃「專屬時事分享」進會員社團,放在雷蒙週報上吸引轉換,提升 10% 轉換率。
關鍵指標 3(KR3):為了增加付費社團的互動性,重新評估《生活黑客互動精選》的成本效益,是否要重新推出?

再下來的就是把 KR 關聯到我們的 GTD 任務管理系統(Notion 課程中的第三章節的主要內容),然後在最底下,我還多加了兩種任務管理系統的檢視方式,一個設定為「所有任務」,可以一覽我所有的任務;一個則是「已完成任務」,可以在每天的復盤時段回顧下做完的任務。

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而且當我把 KR 資料庫關聯到 GTD 任務管理系統的「執行任務」後,我在處理每一個任務的時候,就能直接知道這個任務的重要性——如果這個任務無法關聯(幫助)到任何一個 KR,那麼這任務就相對沒這麼重要。

透過這機制,讓我不用在資料庫加上優先級的標籤,省了一個資料欄位,也多了專注。


沒有能解決任何問題的工具

最後,還是要說下關於工具的迷信。

OKR 只是套工具,你可以把 OKR 跟 Notion 一樣,看做是一把瑞士刀,它是一個工具,但絕不是一個能解決任何事情的魔法神燈。

你的團隊文化幾乎不可能因為導入一個 OKR 就有巨大的改變,OKR 可能是你管理的一個突破點,但請注意,時時刻刻都要回到自己的真實狀況,小步快跑,快速迭代,不要過度迷信西方或者大公司的管理體系。

任何理論模型都有其限制邊界,做任何事不要被理論給綁架,時常去問「為什麼要這樣做?」,當一個想法被阻止的時候,要去問「為什麼不行?」只有你的需求和感受才是真實的,必要時,破解一切限制框架。

雷蒙說

希望以上能讓你對 OKR 有一定程度的認識,也能在你的工作和生活上帶來好的改變。

如果想知道更完整的 Notion 系統搭建方式,怎麼把自己的需求建立產品型的問題解決系統,歡迎加入我們的 Notion 線上課程:

Notion 線上課程中文教學 數位工作術
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侯智薰 雷蒙 大頭照 800 podcast

侯智薰(雷蒙)

💻 生活黑客・一人公司實踐者
分享高效數位工作術、品質生活方法,幫助個體加速發展,讓每個人從工具中獲得力量,提升生活掌握感。
30 歲前的目標:和老婆全世界數位遊牧、打造智能科技宅。

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