2024.12.10 我寫了個自動化工作流，用來寄送生活黑客年會的活動行前通知信。紀錄整個製作過程＆學習筆記在此，給想要自動寄出大量客製化電子郵件的你。
為什麼「寄通知信」要寫成自動化？
- 通常超過 50 人的群發信件，都不建議直接用 BCC（密件副本），因為觸發 Gmail 的垃圾郵件過濾系統機率大幅提升，甚至會負面影響你的發信信譽，以致完全發不出去。
- 一般的做法是：把名單匯到專業的電子報服務商（例如 ConvertKit、MailerLite），雖然我也有，但要額外把報名表匯出匯入，還要處理少部分人退訂的重啟…等手續，實在太麻煩，這時候 n8n 的自動化魔法就派上用場了 🤩
💡 更多自動化工作的教學文章，我都整理在：【從這開始】100 小時掌握自動化工作術｜系列教學文
自動化「寄出大量客製化信件」的優點
- 避免使用 BCC（密件副本），減少被標記為垃圾郵件的風險
- 寄送信件後，自動更新對應資料的 CRM 系統（Google Sheet、Airtable、Notion…等）
- 因為資料來源於你的表單系統，因此可寄送客製化內容；例如每個人都有一組獨一無二的兌換碼
學會這套自動化流程，可以類推的應用？
- 自動寄送郵件：自動觸發（例如收到表單），或在你需要的時候，寄送郵件給資料庫名單中的收件人。
- 自動更新數據：任務完成後，更新該項目的狀態到資料庫或 CRM 系統。
- 客製化優惠碼、唯一性資料的內容發佈：批次處理多篇內容（信件）發佈，並且帶有唯一的兌換碼或內容。
🪄 自動寄出通知信的工作流程整體視角
第一步：一次性抓取 Notion 資料庫的報名者資料（設定條件觸發）
- 因為我的需求是「某天的某時」，要寄送所有報名成功的「活動通知信」，所以我是用手動觸發，一次性抓取報名資料庫的「符合條件」的資料。
- 所以使用 Notion 的
GetPageDataNode，並設定成「Get Many」和「Filter」讓它一次性抓取大量符合條件的報名者資料。 - 同理換成 Google Sheet 或 Airtable 也是如此，都是試算表資料庫的邏輯。
第二步：Loop Over Items 批次寄信，減少被標記成垃圾郵件
這步驟是關鍵，透過 Loop Over Items 將大量資料切分成一個一個批次處理。
這個節點讓你無需手動操作，就可以高效地自動執行重複性操作，搭配工作流程後面的 Wait，就能做到「每隔一段時間再執行一次」，避免 API 呼叫的頻率太高，被系統誤判為垃圾信件。
如上圖，我透過 Loop Over Items 將 Notion 裡的 98 筆資料，批次拆成 1 筆進行寄信。
※ 進階小設定：你可以在這個 node 的 Setting 中，設置
On Error，當錯誤發生時，會做些什麼，我目前是設置成 Continue （using error output），也就是持續執行，並紀錄錯誤訊息。
第三步：發送客製化內容郵件
- 使用 Gmail Node，Subject 填入信件主旨，Message 填入信件內容（以 HTML 填寫，才能有樣式）
- 記得 To （收件人）欄位，直接拖拉左側的 Schema 的資料結構，這樣 n8n 就會自動幫你寄給不同的人＆帶入不同的客製化資料。
- 所以如果你原先的資料庫，已經有放好每個人的客製化專屬優惠碼，這個時候就能拉入 Message 裡，每個人就會收到自己獨一無二的內容。
第四步：發信後，自動更新 Notion 資料庫
- 發信後，自動針對該報名者的對應欄位更新 CRM 系統，打上個標記
- 我是在 Notion 的一個「已發通知信」的 Checkbox 打勾
- 這樣事後就能快速篩選、知道哪些人已經成功發信，省去自己手動核對的時間
第五步：加上 Wait 等待 10 秒，再進行下個批次，直到全數執行完畢
在整趟工作流程後，加上 Wait（等待時間可自動），讓每一趟自動化工作有間隔時間。
所以當我設置成 10 秒，我寄出 100 封信大概只需要 10*100 =1,000 秒。
就在我打完這段社群分享的同時，我已經寄出了 38 封信 😆 不僅節省了時間，還能解放雙手！
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🙋🏼♂️ 上過課的同學心得評價
- 謝謝雷蒙用入門的角度，讓一直想要踏入的觀望者，有更實際的案例可以參考，尤其是又聽到之後可能會舉辦實體工作坊，有課程內容與實踐小組更能催化我們學習，並製作出真正屬於自己的自動化流程！
- 真的可以感受到你們非常用心的在準備，補充資料也好豐富，非常超值的一堂課！現在上完的感覺，就像是看完雷蒙示範了非常厲害、炫目的魔法，每一招都很想學，但最大的功課還是要想想自己有哪些情境適合使用。
- 上課前完全是自動化小白，並不會阻礙接收新知，雖然上課之前完全沒接觸過 Zapier、n8n，不過課程內容講的真好！很多生活化的應用，推推。以前對於這類新知，會直覺的想說「過程應該很複雜」，就直接放棄接收新訊息。今天聽了以後覺得可以試試看，但最有收穫的地方，是開始知道「原來哪些流程是有機會自動化的」。
謝謝這些同學的分享和推薦，一起讓這堂課被更多需要的人看見，也讓更多人聰明工作、解放時間！
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