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【Notion 優秀應用案例】子彈筆記結合任務管理|10 – 訓練營作品心得

職場人是怎麼用 Notion 打造任務管理系統?10 利用子彈筆記結合待辦清單,讓任務顯示更清楚;活用 Notion 中資料庫功能,進行任務篩選、凸顯截止時間……等小設計都能提升效率。整個系統也隨著時間遞進也不斷進化的動態過程詳細地標示出來,是迭代精神的具體展現。

📌目錄

一、優秀學員介紹

  • 暱稱:10
  • 哪屆訓練營:第三屆
  • 總結:10 將工作中的任務管理系統做更新,利用子彈筆記結合待辦清單的理念,讓任務顯示可以更清楚;同時活用 Notion 中資料庫的設定和功能,在篩選任務的截止時間還有重要性都能提升許多效率。在展示優化的部分,把系統隨著時間遞進也不斷進化的動態過程詳細地標示出來,是迭代精神的具體展現。
    (10 不僅是第三屆的優秀學員,也是訓練營團隊的助教,其中細膩的作品思路呈現還有對 Notion 熟練的掌握讓許多同學都印象深刻!)

二、Notion 作品展示

作品:工作任務管理系統

10 Before C 110 After C 1
左邊為 Before,右邊為 After,可以拖拉哦!

三、系統製作過程

主題思考階段

我是一個「上班一條龍,下班一條蟲」的人,責任感驅使我前進,故比起個人生活安排,工作上會更需要有系統化地高效完成任務,進而不影響團隊的工作進度。因此,我使用 Notion 打造工作上所需的「任務管理」系統。

草稿階段

剛開始打造系統時,僅是很單純地將原先紙本上使用的子彈筆記術(Bullet Journal)的日誌(daily log)放到了 Notion 上,透過清單(check list) 的方式提醒自己待辦任務,並將完成的項目一一勾選。

任務項目的額外資訊則透過文字標記其他區塊模式呈現,如:以 Toggle list 呈現會議任務,並將會議記錄頁面放入)。使用後依自身需求,為使需彙整之項目能如期完成,除了增加 NOTE 區做筆記外(記錄他人負責項目以利追蹤並提醒),也嘗試將追蹤事項放入每日的清單中,增加動力及提高完成效率。

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利用 Toggle List 收合任務

另外,在忙碌的月份發現需更專注於當週待辦事項,故將每週收合,僅展開當週;並將未完成項目的週次特別標記,以提醒自己後續追蹤。

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只展開當週或是未完成任務的週次,方便追蹤項目

參加訓練營期間,我更加了解資料庫的應用,解決了繁冗的。

進而將所學運用在工作上的任務管理,將「當週待辦事項」以資料庫看板檢視模式(Board view)進行調整,並分成未完成與已完成兩個分頁檢視,以利能更專注在未完成的任務上。

此外,透過資料庫的檢視模式與分組(group)設計,打造「任務安排與瀏覽」一區,方便快速新增任務、瀏覽每週或每月之任務完成度或數量、了解特定主題之任務數(如:當月休假幾次);透過表格檢視模式(table view)檢視每週之任務,也可快速了解未完成之任務,並直接調整預計完成日進行安排。

實踐之後的迭代優化

訓練營結束後,我將學習到如何思考與實踐的過程持續應用,依自身需求迭代優化系統。

1 調整模板圖示(icon) 與標題格式:在套用模板時,利用圖示(icon) 標註特定任務,例如:完成後需要寄信的任務或會議等,方便執行;另將重要資訊放置任務標題前方,以「|」符號區隔,如:10:00|內部會議,可快速留意重點。

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根據任務性質客製化模辦的圖示(icon)
10 Update Pic 01 標題 C 1024x576 1
統一任務的標題命名格式,方便做後續的追蹤和行動

2 增加「待處理清單」區:工作上常有機動性任務,但並非急迫於當週須完成,為避免忘記且後續可快速安排進當週任務,故透過篩選(filter)未有截止日之任務,呈現「待處理清單」。

10 Update Pic 02 C
利用篩選(Filter)呈現尚未完成的待辦清單

3 加入本週預計及常用項目:配合每週工作週會前需撰寫下週預計待辦事項,將待辦事項同步先複製放進「本週預計」內,並在此加入常用項目,方便新增後拖曳;若尚無預計截止日期,可拖曳至上方的待處理清單內,若清楚預計截止日期,則可直接拖曳至下方的瀏覽安排之總覽安排。

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將使用率高的格式內建成模板,方便新增和拖曳至其他工作區

4 加入快速跳轉與回到最上方:本週任務內若有多個任務,不易快速至下方個區塊內作業,故在最上方以醒目區塊(Callout)加入快速跳轉之連結,並於各區塊的標題旁連結至此快速跳轉區塊,方便上下頁面來回操作。

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在每個區塊建立跳轉連結,點選後可以回到頁面上方的目錄

5 統一記錄任務執行過程:工作上有些任務為一個短期專案(如:系統功能修正測試),先前會將每次執行任務時記錄在該任務項目的頁面,透過「任務分類(每月)」可查看紀錄,但使用下來根本難以查找。

因此,後來將內容記錄在下方的「system bug」區的頁面內,並於任務之 memo 欄位內連結該頁面,如此在回顧該任務之紀錄可完整且清楚。

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利用頁面連結(Link to Page)的功能,方便回顧任務的相關紀錄

四、訓練營心得分享

我很喜歡訓練營裡教學相長良性競爭的氛圍,這裡充滿著正向的鼓勵,大家不藏私地分享,也沒有比較的眼光,能夠讓自己專注於自身、了解自己的需求並付諸行動達成,這是我在汲汲營營的工作與生活中漸漸失去的一個能力。

從每次的作業撰寫中實踐先求有再完美,了解到沒有最好只有更好,每一件事情都有迭代的空間,也因此得失心不再那麼重,且更能專注在學習上面。

在專注思考的過程中,能因感受到自己的存在而覺得非常幸福;在產出內容的過程中,也會感受到自我價值,並在實踐後感到滿足且充滿信心與希望,相信自己是可以做到的!

同時也理解到我所看到每個人優秀的一面,其實背後也是他們經歷一次又一次不放棄地去迭代、去優化才有的成果。當投入心力把每一件事情做好,回過頭來看,那些美好的成果或掌聲都是附加的,最重要的是,自己的成長與獲得的啟發,成為了人生哲學與智慧,這些才是會跟著我們一輩子的!

透過訓練營我了解到只要你願意,每一天即使是前進一小步,你都會有成長與收穫!每一個成長與收穫都造就了我們獨特的價值與意義!

真心推薦與歡迎想成為更好自己的你們來參加訓練營,學習如何善用 Notion 管理生活,運用知識系統、任務與回顧系統、關係系統讓自己成為更好的人!並將這些美好傳遞給周遭的人!❤️

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