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回看七年前,第一次經營遠距團隊、學生實習的筆記

大三那年,我成立 N次坊 這個微創業團隊,舉辦了第一次的實習計劃還有經營遠距團隊,但當時的遠距實習計劃是一個失誤的決定?重新整理當時的筆記,發現了不少有趣的潛移默化。

📌目錄

💬 為什麼寫這篇文章?

前陣子被臉書無預警刪除過往動態,讓我意識到,該把過去一些「長青內容」重新整理到我的網站上。

這篇是我 2016 年,第一次經營全遠距工作團隊的心得與反思筆記。在當時幾乎沒什麼人在討論遠距工作,我不知道哪來的狗膽敢嘗試。當然結果沒有想像中順遂,所以寫了一大則筆記做為記錄和反思,發現我在七年前對於遠距工作的原則跟現在是一致的,也能瞭解自己的改變,讓我知道哪些在自己身上是不變的,哪些是成長的,以及察覺那些潛移默化。

第一次遠距實習計劃的起源

N次坊 團隊成立半年後,我們展開了第一次的遠距實習計劃(當年的招募貼文——南部幾乎沒有實習計劃,那就自己幹一個 💪🏼)。

這個團隊跟傳統組織的運作流程(組織 → 計畫 → 活動)是完全相反的。一開始因為發現了市場上的「需求」,舉辦活動來試圖解決這問題;再透過數場工作坊,逐漸洞察出了市場的狀況、自學的趨勢,以及分享的影響,進而規劃出了半年、一年的行動計畫。最後因為計畫要有人手與夥伴一起執行,而有了所謂組織

🔍 N次坊是什麼?
是我在大學期間,成立的一個類創業團隊,是當時台灣唯一以學生為分享者的工作坊,致力於刺激這時代最重要才能:「自學力」。團隊願景是:「讓自學技能的學生,能有舞台能分享自身經驗和方法,也和其他自學者交流學習。」

會有 N次坊 這個組織,起源於 2015 年,身邊同學希望我能分享下自己做簡報的技巧和表達方法,於是在機械系借了一個教室舉辦了第一場的個人簡報力工作坊,後來發現這需求其實不少,更意識到南部的學習資源十分匱乏,那我幹嘛不把身邊自學技能的少數派學生連結在一起,提供一系列的主題式工作坊,讓大家互相交換技能、相互學習?

201603 第一次簡報力 1
2016.03 第一次的「簡報力」工作坊,看這復古的畫質

“Besides academic performance, what makes you different? “

我們最一開始口號標語,所以我們邀請的講者不僅限成大,而是全台的學生,只要你有特別專長又有人想學。

我們團隊從 2015 年底到 2016 年 6 月,共舉辦了 15 場不同主題的工作坊,從簡報、自助旅行、PS、英語發音、海報設計、手機攝影……等,除去農曆新年期間,我們平均一個月會舉辦 3-4 場,明明是大三學生的我,在當時幾乎可以說是「全職工作者,兼職學生」,整天都在設計工作坊、協助其他講者打磨課程,做行銷推廣。

為了維持產能和提供更好的品質,我在暑假發起了「實習計劃」,當時從全台各地的申請者共 88 人,最後選出了 10 名,一下子 N次坊 的團隊人數成長一倍,十八位成員遍佈全台(台北、台中、台南皆有)。下面這則貼文是當時實習生面試後發佈的評選標準和心得:

我們團隊的目標是開出一堂又一堂有品質、有影響力的技能工作坊,分工主要為三大塊:課程產品設計(磨石工)、行銷推廣(閃閃工)、學員和課後社群運營(礦工),還有暖暖工(團隊內部與行政)。因為我們的營利是由具體的市場需求而生,設計對應的工作坊產品,並提供有價值的課程和服務,算是踐行了微型創業。

遠距工作模式的初嘗試與失敗?團隊人數成長一倍的陷阱

先講結論:這次的實習計劃,雖然實習生們回饋正向,大家也結識到新朋友,但以商業面來看卻是非常失敗。

從招收實習生到現在一個月,我發現目前團隊的最大危機,正是我一開始以為的最大優勢:「遠距離工作」。

目前是七月底,我們的整體專案時程規劃,晚了整整 10 天,本來談成的外部合作因為課程生不出來而暫緩,沒產品也就等同沒收入。加上當時排的時程,我是以自己可以完成的天數加上 7 天給其他夥伴,結果卻迎來失控的 Delay 。我一直在反省自己哪裡做不好?組別跟組別間的協作、工具上有問題?還是特定人的問題?(但這也是我的問題,沒有在招募那一關判別出,選擇招收。)

既然專案和產品無法如期交付,與其持續煩惱焦慮,不如找其中的學習點。所以我選擇直接 Pivot(軸轉),將實習計劃的重心放在「人」,而不是在「產品打造」。我決定一對一與每一個實習生們聊聊,歸納出 3 個主要問題:

  1. 授權量太大,害怕失敗而不敢去做
  2. 沒有上下級關係,遇到問題不敢要求夥伴
  3. 遠距協作的參與度漸弱,部分夥伴對公共事務的漠視

以下是我此時此刻的筆記和思考,雖然還沒有正確解法,但希望先記錄下這些想法,或許在未來的某一刻就能找到能解決眼前難題的方法。

一、授權是信任,而承擔是選擇和成長的必要條件

這次的實習計畫,不像一般公司有「試用期」的模式。是直接授權讓成員負責,去實戰演練。

我在《公司與員工的新關係:你想要成為什麼樣的人?》一文中提到,如果要讓成員想成為自己想成為的人,必須讓他們自己去決定自己想做什麼,而不是我們一直逼迫著他們做我們想要他們做的事。

然而,有人反映:「第一次被授權太多,反而不知道該做什麼、也不太敢下決定。」

這個很像多數學生進了大學後常面臨的困擾:「我一下子變得可以做好多嘗試,但是我卻不知道我到底想要什麼。」

對於這種焦慮,我認為主因其實是「因為你不願承擔選擇的後果,也就沒能認真投入」。

如果你足夠認真去做,花費相當程度的時間與精力,一定能知道這領域或項目自己有沒有熱情。千萬別嘴巴上喊著要成長,卻沒有相對應付出努力,當然看不到成果。就像有人只會曬書單,卻不見他的讀書心得與具體成果產出,或者說要健身,看不到身心狀態的轉變,只有曬健身房的照片一樣。

《N十條》之一:「承擔是任何選擇的開始。」

個人與組織的成長往往是在選擇之後,我們要去承擔選擇,並從嘗試與錯誤中成長:「Ask for forgiveness, Not permission.」

二、同事能力弱,力不力挽狂瀾?

在實習培訓前,我出了一個作業給所有成員:請觀看《奇葩說第二季:同事能力弱 力不力挽狂瀾》(09:40 開始),關於合作與幫助,大家看完後請彼此分享看法。

用奇葩說來當作 Team Building 的環節效果還蠻好的,大家當時有著很棒的觀點交換,也能讓彼此瞭解彼此的底線原則,我自己是被最後蔡康永那段給打動——「力與不力,都是在於相信。

然而,對於這份作業,我其實有一個隱含的目的:「如果大家都能把事情負責的好,處理完善,哪需要力或不力。」

A 咖只喜歡跟 A 咖一起做事。

雖然這是個非常理想的願景,但也是我理想的工作團隊——所有人對自己負責的角色當責,又能在關鍵時刻挺身而出、互相協助。當夥伴們能彼此完全信任,這才會是個凡事有交代,件件有著落,事事有回音的靠譜團隊。哪需要事後補救,去想力或不力挽狂瀾?

《N十條》之九:「人才是最重要的資產。」

不過這事說起來容易,做起來困難。怎麼激發每一個人對工作的認同,這是管理者的職責,讓工作不只是工作,還有個人附加的意義,當一個人在一件事情上的意義感不夠強烈,工作的動力就會鬆弛,也就會從「人才」變成「人力」。

三、遠距工作最難掌握的「信任和參與感」,怎麼辦?

遠距離工作的優勢是「自由」。然而,自由的前提自身的責任

我常說,想要有所成長,一定要把自己放在能實際解決問題的場域,如果你一個人動不起來,可以考慮找同行夥伴,用團隊的壓力給你「角色的責任」。

當一個人沒有責任感時,還談什麼成長。

至於團隊的歸屬感連結,這點我一直在努力。我是個很容易一下子就沉浸在自己工作裡拼命做事的人,也代表容易忽略到大家的情感和情緒,這是我的短板。所以當時特別拉了一個團隊角色(暖暖工),希望能時刻來提醒我,一起想辦法在工作之外凝聚大家。例如舉辦實習計劃前,我帶著團隊北上參訪數個企業組織交流學習;七月初,我們在台南舉辦了三天兩夜的培訓,那時候成員們的連結互動很好,不過一旦回到遠距離模式,大家的熱度和參與度就越來越低,這是我的課題,也持續正在想辦法解決。

N次坊實習生計劃
第一屆實習計劃|在台南三天兩夜實體培訓

後記(寫於 2023 年 9 月)

回頭看 7 年前的自己,看見了 Steve Jobs 那句「connect the dots」的畫面。當年的種種問題,逐漸有了自己的一套解法。更有趣的是,向內讀自己的記錄,能讓我們察覺那些「潛移默化」:

  1. Notion 線上實戰訓練營的「網狀學習模式」,讓所有人向所有人學習,跟當年 N次坊 的願景和作法非常相似。
  2. 我們成功實踐了全遠距的專案團隊,持續推出了 6 屆的 40 天學習營,成員也是來自全台各地。
  3. 甚至現在的 Notion 也是 N,合照時會用右手比 1,左手比 2 來擺出 N 來拍照 😆。
  4. 當年為了弄好 N次坊,幾乎什麼都要自學自弄,除了以上說到的技能,還有做招募動畫、設計表單、外部資源溝通……等。常常有人問我為什麼會這些神奇技能,其實只是當年需要,去做,就是去學。

這一路上少不了質疑自己,或被質疑,好幾次在半夜裡煩惱到無法入睡,甚至一度害怕組織團隊,但慶幸當時有選擇繼續前行,持續面對自己的問題,記得該堅持什麼。


有任何問題想留言給我?或者你是當年 N次坊 時期認識我的老朋友嗎 👋🏼?留言打個卡,讓我知道你現在一切還好
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